CoffeePals: Remote Kaffeepause für’s Teamgefühl

MS Teams Plugin CoffeePals stärkt „Wir“-Gefühl dank virtueller Kaffeeküche

Die Corona-Pandemie hat uns bisher eine ganze Menge abverlangt: Isolation, Homeschooling, Homeoffice und vieles mehr gehörten in den vergangenen eineinhalb Jahren fast schon zum „new normal“. Holprig war’s, denn in vielerlei Hinsicht war niemand so wirklich darauf vorbereitet – insbesondere auf das Thema „Corona Homeoffice“.

Das Thema „Homeoffice“ an sich ist bereits länger in der Diskussion. So richtig durchgesetzt hat es sich in Deutschland bis zur Pandemie aber nie. Und dann ging alles ganz plötzlich: Fast die Hälfte aller Berufstätigen in Deutschland arbeiteten laut Bitkom während der Pandemie zumindest teilweise aus dem Homeoffice. Zuvor war es nicht einmal ein Fünftel.

Die Arbeit wurde so schnell ins eigene Zuhause verlegt, dass für vieles kaum Zeit blieb: Rahmenbedingungen schaffen, Infrastruktur bereitstellen, Kommunikation anpassen. Doch nach und nach kristallisierte sich bei den meisten Unternehmen heraus: Es funktioniert! 

“Remote Work” und “Remote Wir” – geht das?

Eins blieb‘ aber meist auf der Strecke: Persönlicher Smalltalk mit den Kollegen. Doch dieser ist so wichtig: Neben dem Austausch kreativer Ideen fördert der Flurfunk auch das „Wir-Gefühl“ des Teams. Nur - wie soll das funktionieren, ohne Treffen auf dem Flur oder in der Kaffeeküche?

Natürlich haben wir bei der fonial auch mit anderen Mitteln versucht, das Teamgefühl hochzuhalten. Unser täglicher Sunshine-Call mit allen Kollegen bietet einen regen Austausch zu privatem und alltäglichem. Aber eins wurde dabei bald klar: Bei Videocalls mit so vielen Personen kommen nicht immer alle zu Wort. Und manchmal bleibt das, was man selbst zu berichten hat, auf der Strecke. Etwas persönlicheres musste her!

CoffeePals: Die virtuelle Kaffeeküche in MS Teams

Wir haben dazu eine Lösung gefunden: Die virtuelle Kaffeeküche. Das Plugin „CoffeePals“ in MS Teams macht es möglich. Ziel ist es, mit allen Kollegen in Kontakt zu kommen und sich regelmäßig kurz persönlich auszutauschen. So lernt man sich richtig kennen, weiß, was die anderen gerade umtreibt und was sie erleben. Und das Wichtigste: Jeder hat Zeit von sich zu berichten und ein Ohr für den anderen zu haben.

So funktioniert CoffeePals in MS Teams

CoffeePals nutzen wir seit Mai 2021 in der Beta-Version für MS Teams. Dabei handelt es sich um einen Bot, der die Menschen in einer Organisation verbindet. Alle Teilnehmenden, die mitmachen möchten, werden zu einem Team hinzugefügt. Wöchentlich werden zufällig Personen aus dem CoffeePals-Team gematcht. Diese Matches werden über eine persönliche Nachricht des CoffeePal-Bots benachrichtigt. Mit einem Klick können Sie ihre gemeinsame „Remote Kaffeepause“ planen. Dabei hilft CoffeePals auch bei der Terminfindung: Durch den Kalender in MS Teams werden die Zeiten angezeigt, zu denen beide Partner keine Termine haben.

Unsere Erfahrungen mit „CoffeePals“

CoffeePals hat uns in der Zeit, in der wir uns nur selten persönlich austauschen können, näher zusammengebracht. Dank‘ des Bots nehmen wir uns nun wirklich einmal pro Woche Zeit für einen anderen Kollegen – das war vorher nicht so einfach möglich. Und das Beste: Durch die zufälligen Matches im gesamten Kollegenkreis spricht man auch mit Kollegen, bei denen ein Plausch vorher selten der Fall gewesen ist – denn seien wir ehrlich: Meist fanden Gespräche doch mit der gleichen Personengruppe statt.

„CoffeePals ist in Zeiten der Pandemie das perfekte Tool, um regelmäßigen Kontakt zu allen Kollegen zu halten. Diese Zeit hätte man sich ohne das Tool nicht genommen.“ – Markus Haas, Geschäftsführer der fonial GmbH

Natürlich läuft CoffeePals noch nicht ganz perfekt. Wir haben in der Beta-Version ein paar Dinge bemerkt, die noch verbesserungswürdig sind. Dazu gehört z.B., dass das Matching immer dienstagsabends stattfindet. Entsprechend werden auch die Mitteilungen zu diesem Zeitpunkt an die Kollegen versendet. Wer diese dann liest und nicht sofort mit einer Terminfindung reagiert, hat bis zum nächsten Morgen vielleicht vergessen, dass es ein Match gab – sicher, das ist ein persönliches Problem, das sich aber beheben ließe, wenn die Nachricht in den Arbeitszeiten käme.

CoffeePals ist ständig dabei, die Funktionen zu verbessern und zu erweitern. So ist in Planung, die Matching-Zeiten flexibel auf den eigenen Bedarf anpassen zu können. Seit Juli 2021 ist CoffeePals offiziell erhältlich und nicht mehr in der Beta-Version.

Eine weitere Sache, die einer Verbesserung bedarf: Vielen von uns wurde in den vergangenen Monaten derselbe Gesprächspartner zugewiesen – mit anderen konnten wir so z.B. gar nicht in Kontakt treten. Unser Wunsch wäre ein Feature, dass die Matches noch einmal sinnvoller verteilt, indem es sich beispielsweise merkt, welche Matches in den vergangenen Wochen zustande gekommen sind und welche Mitglieder noch gar nicht gematcht wurden.

Seit dem 10. August 2021 ist CoffeePals im Teams Store live und somit ganz einfach buchbar. Die Features werden nach und nach mitgezogen. Das Problem mit den Dupliakten hat CoffeePals nach eigener Aussage gelöst – wir konnten das Problem nun auch nicht mehr beobachten. Auch weitere Funktionen, wie „Meet with the CEO“ und „Team Based Connections“ stehen in den Startlöchern. Wir sind sicher, dass die kleinen Kinderkrankheiten, von denen wir berichten, ganz bald ausgemerzt sind.

CoffeePals gibt es für kleine Unternehmen und Startups mit bis zu 24 Usern for free! Für unser Teamgefühl hat der kleine Teams-Bot eine große Wirkung während des „Corona Homeoffices“ gehabt. Unsere Empfehlung: Probiert es aus!

Wir können uns auch vorstellen nach der Rückkehr ins Büro CoffeePals weiter zu nutzen. Denn auch wir wachsen und irgendwann wird es schwierig werden mit allen Kollegen in Kontakt zu kommen. CoffeePals bietet eine großartige Möglichkeit Kollegen kennenzulernen, mit denen man sonst wenig Kontakt hat. Es wird aus unserer Sicht kein „Corona Homeoffice Tool“ bleiben.