E-Rechnung: ab 2025 Pflicht für alle Unternhemen

Ab dem 1.1.2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen wurden mit dem Wachstumschancengesetz gelegt, welches am 27.3.2024 verabschiedet wurde.

Elektronische Rechnung - was ist das überhaupt?

Die E-Rechnung bezieht sich auf Rechnungen, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Format ausgegeben werden. Diese müssen die gesetzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllen und somit der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Bekannte Dateiformate wie .pdf, .docx oder .jpeg erfüllen die festgelegten Anforderungen hinsichtlich der automatischen Weiterverarbeitung nicht. 

Zulässige Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD

Derzeit werden die Anforderungen beispielsweise von der XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen, mit den geltenden Anforderungen öffentlicher Auftraggeber, eingesetzt wird, sowie dem hybriden ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 erfüllt. Bei ZUGFeRD (kurz für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um eine Kombination aus PDF- und XML-Format.

Sonstige Rechnung

Der Begriff umfasst in der Zukunft sowohl Papierrechnungen als auch solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format dargestellt und versendet werden, die von den neuen Vorgaben abweicht. Darunter fallen unter anderem Dateiformate wie PDF und JPG.

Hintergründe zur Einführung der E-Rechnung ab 2025

Die ViDA-Initiative der EU-Kommission sieht die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) vor. Dieses soll auf den Daten der E-Rechnung beruhen, sodass diese als vorbereitende Maßnahme eingeführt wird. Aufbauend darauf soll nun sowohl die Implementierung der nationalen und EU-weiten Meldesysteme erfolgen. Ursprünglich sollte dieser Schritt bis 2028 realisiert werden, mittlerweile ist aber eine Verschiebung auf frühestens 2030 wahrscheinlich. Diese neuen Rechnungsformate vereinfachen die elektronische und automatisierte Verarbeitung in typischen Buchhaltungsprozessen enorm.

Wer ist durch die Einführung der E-Rechnungspflicht betroffen?

An dieser Stelle wird zwischen dem Empfang und der Ausstellung von E-Rechnungen unterschieden, da die gesetzlichen Regelungen abweichen und es für die Ausstellung der E-Rechnung gewisse Ausnahmen gibt.

Empfang von E-Rechnungen

Bislang galt, dass Unternehmen im B2B-Kontext die Zustimmung des Rechnungsempfängers benötigten, um elektronische Rechnungen zuzustellen. Diese ist jedoch nicht mehr erforderlich. Stattdessen ist diese nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den aktuellen Vorgaben entsprechen (z.B. PDF-Dateien), oder Fälle, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind (z.B. für Kleinbetragsrechnungen). Dementsprechend sollten alle Rechnungsempfänger die Voraussetzungen dafür schaffen, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Bei B2C-Rechnungen sind Unternehmen weiterhin dazu verpflichtet, die Zustimmung der Endverbraucher vor der elektronischen Rechnungsstellung einzuholen.

Ausstellung von E-Rechnungen

Grundsätzlich betrifft die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ab Januar 2025. Ausgenommen davon sind Umsätze, die bereits vor dem Stichtag getätigt wurden, auch wenn die Rechnungsstellung erst 2025 erfolgt. 

Als inländisches Unternehmen wird ein Unternehmen, das seinen Sitz, Geschäftsstelle oder eine am Umsatz beteiligt Betriebsstätte in Deutschland besitzt, definiert. Sofern kein Sitz existiert, reicht der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt im Inland aus.

Darüber hinaus gibt es diverse Ausnahmeregelungen, die die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung aufheben. Zu diesen gehören zum Beispiel folgende Fälle:

• B2C-Umsätze
• steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Kleinbeträge bis 250 Euro brutto nach §33 UStDV
• als Rechnung geltende Fahrausweise nach §34 UStDV
• Leistungen durch Kleinunternehmer nach §34a UStDV
• Leistungen an z.B. Vereine oder staatl. Einrichtungen (juristische Personen, die keine Unternehmer sind)

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Da die Implementierung der E-Rechnung in den Unternehmen unter Umständen einen erhöhten Aufwand erfordert, räumt der Gesetzgeber Unternehmern gewisse Übergangsfristen ein. Bereits jetzt können alle Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden, ohne dass der Empfänger diesem zustimmen muss. Dementsprechend sollten alle Rechnungsempfänger bereits heute die elektronische Verarbeitung dieser Rechnungen sicherstellen.

Darüber hinaus gelten folgende Übergangsregelungen:

Bis Ende 2026

Für Umsätze, die noch in diesen Zeitraum fallen, dürfen weiterhin sonstige Rechnungen in Papierform ausgestellt werden. Zulässig sind auch digitale Formate wie PDF oder JPG, sofern der Empfänger diesem zugestimmt hat.

Bis Ende 2027

Die Ausstellung einer sonstigen Rechnung in Papierform ist weiterhin zulässig, sofern der Vorjahresumsatz des Unternehmers weniger als 800.000 Euro beträgt. Gleiches gilt für digitale Rechnungen, die nicht der neuen europäischen Norm entsprechen, wenn der Rechnungsempfänger dem zustimmt.

Sollte der Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen, haben Unternehmen die Möglichkeit, das EDI-Verfahren zu verwenden. Auch in diesem Fall ist jedoch die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Wie werden E-Rechnungen übermittelt und empfangen?

Es gibt keine konkreten gesetzlichen Vorschriften, auf welche Weise die E-Rechnung an den Empfänger übertragen werden muss. Es ist jedoch sinnvoll, sich im Vorfeld auf einen Weg zu verständigen. Dafür kommen zum Beispiel folgende infrage:

• E-Mail-Versand
• Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle
• Zugriff auf einen zentralen Speicherort in einem Konzernverbund
• Download über ein Internetportal
• Bereitstellung über ein Speichermedium wie einen USB-Stick

Empfänger einer E-Rechnung sollten in jedem Fall ein entsprechendes E-Mail-Postfach einrichten. Diese sollte wie folgt aufgebaut sein: rechnung@firmaxy.de.

Welche Regelung gibt es bezüglich der Aufbewahrung von E-Rechnungen?

Der strukturierte Teil der E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen, unveränderten Form vorliegt, sodass die maschinelle Auswertbarkeit durch die zuständige Finanzverwaltung sichergestellt wird. 

Hinsichtlich der Aufbewahrungszeit gilt wie bei Papierrechnungen eine Zeit von mindestens 10 Jahren. Die Archivierung erfolgt digital. Eine physische Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Was sollten Sie als Unternehmer jetzt tun?

Als Empfänger einer Rechnung sollten Sie bereits jetzt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Auch als Rechnungssteller sollten Sie bereits prüfen, inwiefern Sie Ihre Rechnungsprozesse anpassen müssen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Falls dies nicht der Fall ist, starten Sie frühzeitig mit der Implementierung, um zu einem späteren Zeitpunkt nicht in Bedrängnis zu geraten.