Fax - Warum es immer noch relevant ist

Durch die zunehmende Digitalisierung und moderne Übertragungstechniken gilt das Fax (Kurzform von Telefax) beziehungsweise das Faxgerät als Auslaufmodell, das mittel- bis langfristig gänzlich ersetzt werden soll. Dennoch haben Faxgeräte in verschiedenen Bereichen weiterhin eine hohe Relevanz. Wir betrachten die aktuelle Bedeutung des Fax und geben einen Ausblick, wie dessen weitere Entwicklung aussehen kann.

Wie funktioniert ein Faxgerät eigentlich?

Mit Faxgeräten können Sie Dokumente über das Telefonnetz senden und empfangen. Dazu geben Sie die Faxnummer des Empfängers in Ihr Gerät ein und drücken auf "Senden". Nachdem die Geräte die technischen Aspekte der Übertragung kommuniziert haben, wird Ihr Schriftstück eingezogen, erfasst und in elektronische Signale umgewandelt, ehe diese kodiert und an den Empfänger verschickt werden. Dort werden sie schließlich ausgedruckt.

Die Geschichte des Faxgeräts

Der Grundstein für das Faxgerät wurde bereits 1843 durch die Entwicklung eines Kopiertelegrafen durch den Schotten Alexander Bain gelegt, mit dem schwarz-weiß Bilder elektronisch übertragen werden konnten. Jedoch war die Technik lange Zeit nicht weit verbreitet. Der erste für die Öffentlichkeit verfügbare Fernkopierer kam erst 1974 auf den Markt, ehe 1979 der Faxdienst der Deutschen Post offiziell eingeführt wurde. In den 80er-Jahren gelangten Faxgeräte in deutsche Büros. Gab es 1981 erst 4.367 Telefax-Anschlüsse, so stieg deren Anzahl bis 1989 auf 375.000 und Anfang der 90er-Jahre auf nahezu 2 Millionen.

Das Fax heute

Auch heutzutage ist das Fax in verschiedenen Bereichen noch ein wichtiges Medium, um schriftliche Kommunikation einfach und direkt zu versenden.

Laut einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom verwenden über 75 % der Unternehmen in Deutschland weiterhin Faxgeräte. In 25 % der Firmen wird der Versand per Fax sogar häufig oder sehr häufig verwendet. Insgesamt ist die Nutzung des Faxgeräts verglichen mit den Vorjahren jedoch leicht rückläufig. Demnach faxten im Jahr 2018 noch 95 % der Unternehmen, etwa 50 % sogar mindestens häufig.

Der Großteil der Unternehmen setzt jedoch mittlerweile auch digitale Faxgeräte oder Faxapps ein. Durch diese können sie Faxe beispielsweise in Form von E-Mails verschicken und empfangen. Das erfolgt nicht mehr wie ursprünglich über die Telefonleitung, sondern das Internet. Speziell im Hinblick auf die Verschlüsselung von Daten bietet diese Alternative Vorteile gegenüber dem klassischen Fax. Trotzdem verwenden zwei Drittel der faxenden Unternehmen weiterhin auch den klassischen Faxversand per Faxgerät mit Ausdruck.

Gründe für die Beliebtheit des Fax

Die Gründe für Unternehmen, weiterhin Fax-Dienste zu nutzen, sind laut der Bitkom-Studie vielfältig:

Notwendigkeit für die Kommunikation mit Behörden
Sicherer Versand und Empfang im Vergleich zum Postweg
Bestehende, gut funktionierende und etablierte Prozesse
Gewohnheit bzw. Notwendigkeit eines Zustellungsnachweises
Kundenanforderungen, zum Beispiel abzeichnen von Aufträgen mit persönlicher Unterschrift
Rechtliche Vorgaben müssen erfüllt werden, z.B. bei Anwälten, Notaren, Steuerberatern, im Gesundheitswesen und Arztpraxen
Fax gilt als sicherer als elektronische Kommunikation

Für einige dieser angegebenen Gründe gibt es bereits Alternativen. So gibt es beispielsweise digitale Signaturen oder E-Mail-Formate, die einen Zustellungsnachweis ersetzen können.

Für eine Umstellung benötigt es neben den vorhandenen Möglichkeiten jedoch vor allem auch die Bereitschaft, diese einzusetzen und bestehende Prozesse neu zu bewerten.

Was sind die Vor- und Nachteile der Faxgeräte?

Die Nutzung von Faxgeräten bietet eine Reihe an Vor- und Nachteilen, die es zu beachten gilt, wenn Sie diese verwenden möchten. Vorteile der Faxübertragung sind unter anderem:

Kostengünstige, schnelle und sichere Methode verglichen mit Briefpost
Verbindlichkeit durch Empfangs- und Sendebericht
direkte Übertragung von Dokumenten zwischen Sender und Empfänger
Online-Fax benötigt kein Papier

Zu den Nachteilen zählen:

lediglich Kopie des Originals
Anschaffungskosten, falls ein Hardware-Gerät benötigt wird
Qualität des Drucks: schwierig bei kleinem Text sowie besonders Bilder und Grafiken
Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz
Etwas langwierig, falls mehrere Seiten übertragen werden müssen
eingehende Schriftstücke können ohne Fax2Mail Funktion nicht überall abgerufen werden

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