Home Office: So gelingt die Anbindung der Mitarbeiter

Home Office, die neue Form der Arbeit?

Home Office erfreut sich großer Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen weichen vom klassischen Prinzip der Anwesenheitspflicht ab und klassische “9 to 5”-Arbeitsverhältnisse auf. Während Gleit- und Teilzeitvereinbarungen schon länger Gang und Gäbe in vielen Unternehmen sind, arbeiten nun auch immer mehr Menschen von Zuhause aus. War dies früher noch “Telearbeit” oder “Teleheimarbeit” greift nun, nach Vorbild vieler amerikanischer Vorbilder, der Begriff des “Home Office”, also des, zugegebenermaßen auf deutsch sperrig klingenden “Heim-Büros”.

Warum ist Home Office so beliebt?

Die Zahl der Berufspendler ist in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Wege zur Arbeit nehmen nun oft mehr als 1 Stunde pro Wegstrecke in Anspruch. Zeit, die kostbar ist und nicht zuletzt Zeit ist, die mit der eigenen Familie, der Freizeit oder anderen Dingen verbracht werden könnte - Stichwort: Work-Life-Balance. 

Auch Unternehmen können von Home-Office-Mitarbeiter profitieren und Firmensitze verkleinern. Zudem sind dynamische Miet-Modelle von Büroräumen denkbar, die auch zu Kosteneinsparungen führen können.

Bekanntestes Beispiel eines Unternehmens, das die Grenzen der Präsenz- und Arbeitszeiten für ihre Mitarbeiter (auch vor der Corona-Pandemie) außer Kraft gesetzt hat, ist wohl Microsoft. Hier dürfen die Mitarbeiter seit August 2013 dort arbeiten, wo sie möchten. Von Zuhause aus, im Garten, in Parks, am Strand, in Cafés oder -natürlich- in den Büroräumen von Microsoft. Nur noch 20-30 % der Mitarbeiter sind seitdem pro Arbeitstag in ihren Büros anzutreffen.

In der Situation um die Corona-Pandemie ist das Home Office auch bei Unternehmen als Alternative angekommen, die diesem Arbeitsmodell vorher eher skeptisch gegenüber standen. Nur so lässt sich der Schutz der Mitarbeiter mit der Aufrechterhaltung des Betriebs vereinbaren. So arbeiten Berichten zu Folge z.T. ganze Abteilungen und sogar Unternehmen aus dem Home Office.

Nachteile des Home Office

Arbeitgeber fürchten, dass sich Mitarbeiter nicht mehr untereinander austauschen, neue Ideen finden und Projekte gemeinsam vorantreiben. Einsparpotenziale werden bei vielen nicht erwartet, denn oft statten Firmen, die die Arbeitszeit flexibilisieren, mit angemessenen Heimarbeitsplätzen aus. Zudem muss dem Mitarbeiter, der sich im Home Office befindet, ein besonderes Vertrauen entgegengebracht werden.

Home Office: So kann es gelingen

Kontrollanrufe, ob der Betreffende wirklich am Schreibtisch zugegen ist oder gar seine Arbeit macht, sind zeitlich wenig zuträglich und können zudem das Arbeitsklima und die Vertrauensbasis zerstören. Außerdem sollten feste Arbeitszeiten festgelegt und respektiert werden, sodass der Home-Office-Mitarbeiter nach getaner Arbeit abschalten und sein Privatleben genießen kann. Nur so ist der Ausgleich von Arbeit und Freizeit auch im Home Office zu schaffen. Hier finden Sie weitere Tipps zur Gestaltung des Home Office.

Die virtuelle Telefonanlage schafft die Anbindung von Home-Office-Mitarbeitern 

Um die Anbindung der Home Office Mitarbeiter sollte man sich heutzutage noch am wenigsten sorgen. Technologische Entwicklungen in jüngster Zeit haben die Vernetzung untereinander deutlich verbessert und hilft dabei, auch von verschiedenen Standorten aus an verschiedenen Projekten und Aufgaben zu kollaborieren.

Insbesondere mit einer virtuellen Telefonanlage gelingt die Anbindung von Home-Office-Mitarbeitern sowie von anderen Mitarbeitern, die extern arbeiten, wie z.B. Außendienstmitarbeitern oder entsendeten Mitarbeitern. Mit einer virtuellen Telefonanlage sind Mitarbeiter, die nicht an ihrem angestammten Büroarbeitsplatz zugegen sind, trotzdem über Ihre Büro-Rufnummer erreichbar. Ob an einem anderen Festnetz-Telefon oder mobil: Die Integration klappt über jedes Endgerät. So können auch von Zuhause aus Faxe gesendet und empfangen werden, mit Mail2Fax und Fax2Mail. Die Faxdokumente liegen dem Mitarbeiter damit in digitaler Form vor. An seinem Heim-Arbeitsplatz wird kein eigenes Faxgerät benötigt, mit der virtuellen Telefonanlage erhält der Mitarbeiter jedes Fax in seiner Computer-Anwendung und kann von dort aus auch Faxe über die Büro- oder die globale Firmenfaxnummer versenden. Auch an Telefonkonferenzen können Mitarbeiter im Home Office problemlos teilnehmen. Einladungen erfolgen direkt aus der Oberfläche der virtuellen Telefonanlage heraus und erreichen so auch jeden Mitarbeiter, der teilnehmen soll.

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Fazit: Für Mitarbeiter und auch Firmen gibt es jede Menge Vor- und Nachteile, was Home Office Vereinbarungen betrifft. An der technischen Anbindung scheitert es i.d.R. nicht: Collaboration-Tools und virtuelle Telefonanlagen ermöglichen dies problemlos.