How To: Telefonkonferenz

So bleibt die Telko produktiv

Mit einer Telefonkonferenz lassen sich schnell und einfach Informationen austauschen und Besprechungen abhalten, auch, wenn man räumlich getrennt ist. Insbesondere in der aktuellen Zeit stellt eine Telefonkonferenz die perfekte Lösung dar, um soziale Distanzierung und produktives Teamwork zu vereinen. Dabei sollten aber, wie bei Face-To-Face-Meetings aus, bestimmte Regeln gelten, damit die Konferenz produktiv und im zeitlichen Rahmen bleibt.

Was ist eine Telefonkonferenz?

Als Telefonkonferenz werden solche Meetings bezeichnet, bei denen sich die Teilnehmer nicht persönlich gegenübersitzen, sondern per Audioübertragung miteinander austauschen. Telefonkonferenzen werden alternativ auch Konferenzschaltung oder abgekürzt Telko genannt.

Bei einer Telefonkonferenz gibt es grundsätzliche keine Beschränkung bezüglich der Teilnehmeranzahl, jedoch werden Telefonkonferenzen, bei denen lediglich drei oder vier Teilnehmer anwesend sind, auch Dreierkonferenz oder Viererkonferenz genannt. Zudem werden Telefonkonferenzen nach der Art der Verbindung unterschieden:

Dial-In-Verfahren

Bei einer Telefonkonferenz per Dial-In wählen sich die Teilnehmer mit den Zugangsdaten selbstständig in die Konferenz ein. Der Zugang zur Konferenz wird durch die Eingabe einer entsprechenden PIN genehmigt.

Dial-Out-Verfahren

Hierbei werden die Teilnehmer vom Operator des Telefonkonferenz-Anbieters oder vom Organisator angerufen und so zur Teilnahme bei der Konferenz eingeladen. Dieses Verfahren ist zwar einfacher zu überblicken und für die einzelnen Teilnehmer bequemer, jedoch bedeutet dieses auch mehr Kosten für den Organisator, da er die zusätzlichen Verbindungskosten tragen muss.

Meetings per Telefonkonferenz: Mögliche Störfaktoren und Probleme

Telefonkonferenzen sind zwar einfach zu realisieren, können jedoch auch schnell gestört werden. Manchmal geschehen schon einige Hindernisse beim Einwählen.

So kann es passieren, dass Teilnehmer falsche Zugangsdaten haben oder die genutzte Software veraltet ist. Des Weiteren können auch das verfügbare Netz und somit die Qualität der Verbindung Hindernisse für eine funktionierende Telefonkonferenz darstellen. Es kann geschehen, dass Teilnehmer, etwa aufgrund schlechter (Funk-)Verbindung, immer wieder aus der Telefonkonferenz fliegen und sich neu einwählen müssen.

Die Kommunikation während einer Telefonkonferenz wird oft durch störende Hintergrundgeräusche erschwert. Diese entstehen, wenn Teilnehmer sich in einer unruhigen Umgebung befinden oder vergessen das Mikrofon stummzuschalten, wenn sie gerade nicht am Sprechen sind. Eine besondere Herausforderung ist aber die Koordination der Gespräche. Während einer Telefonkonferenz fehlt die nonverbale Kommunikation, wodurch es schwer einzuschätzen ist, wer als nächster das Wort ergreifen wird. So kann es schnell zu unsicheren Stille kommen oder zu chaotischen Gesprächssituationen, in denen alle gleichzeitig das Wort ergreifen.

Verhaltensregeln für eine erfolgreiche Telko

Aufgrund der genannten Schwierigkeiten ist es sinnvoll, bestimmte Regeln zu beachten und sich im Vorfeld auf die Telko vorzubereiten. Folgende Punkte sollten dabei beachtet werden:

Vorbereiten der Telefonkonferenz

Wenn Sie eine Telefonkonferenz planen, sollten Sie im Vorfeld mit den Teilnehmern grundlegende Vereinbarungen treffen und Informationen austauschen. Klären Sie mit den Teilnehmern, welche technische Voraussetzungen bestehen. Die Telefonkonferenz sollte zu einem festen Termin stattfinden, sodass sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten können. Beachten Sie dabei etwaige (bundeslandspezifische) Feiertage oder die Zeitverschiebung im Ausland. Eine Agenda, sprich ein Ablaufplan zur Telko, sorgt für Struktur und hilft bei der Vorbereitung. Bestimmen Sie zudem eine Person, die die Telefonkonferenz leitet und das Gespräch moderiert. Jedoch sollten auch Sie sich selbst vorbereiten und organisieren, indem Sie, beispielsweise, erforderliche Unterlagen bereithalten.

Effektiv kommunizieren und Gesprächsführung strukturieren

Wenn Sie sich in die Telefonkonferenz einwählen, sollten Sie auf eine ruhige Umgebung achten. Zum einen um sich selbst nicht ablenken zu lassen und zum anderen um die anderen Teilnehmer nicht zu stören. Zu Beginn einer Telefonkonferenz, insbesondere bei einer mit vielen Teilnehmern, empfiehlt sich eine kurze Vorstellungsrunde, um später die Stimmen einfacher zuordnen zu können, aber auch um eine angenehmere und vertrautere Atmosphäre zu schaffen. Achten Sie bei der Gesprächsführung darauf, dass Sie andere aussprechen lassen und gedulden Sie sich, bevor Sie enthusiastisch drauflossprechen. Nennen Sie Ihren Namen vor jeden Beitrag und legen Sie Sprechpausen ein, um verständlich für die anderen Teilnehmer zu sein.

Moderator festlegen

Es kann hilfreich sein, einen Moderator zu bestimmten, der die Telefonkonferenz anleitet. Dadurch sind mehr Ordnung und Klarheit während der Konferenz gewährleistet. Der Moderator sollte die Eröffnung übernehmen, sprich alle Teilnehmenden begrüßen, den Grund der Konferenz erklären und einen kurzen Überblick zum Ablauf geben. Sollte es sich nicht um eine regelmäßige Telefonkonferenz handeln oder sind neue Teilnehmer dabei, kann der Moderator alle Personen miteinander bekannt machen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen. Die Hauptaufgabe des Moderators ist aber die Koordinierung der Redebeiträge. Dem Moderator steht es zu, zu bestimmten, welcher Teilnehmer wann das Wort ergreifen kann. Dabei sollte der Moderator die Zeit und die Agenda im Auge behalten, damit die Telko am Ende auch erfolgreich und produktiv ist. Der Moderator ist auch für das Beenden des Meetings verantwortlich. Er fasst die Ergebnisse zusammen, zeigt die nächsten Schritte auf und kann auch den nächsten Termin zum gemeinsamen Meeting mitteilen.