Quo vadis, Cloud Telefonanlage?

Die Cloud Telefonanlage ist die Zukunft der Business-Telefonie. Sie ersetzt dabei mehr und mehr das klassische Telefon im Unternehmen oder Haushalt. Statt über das Festnetz laufen Telefongespräche mittlerweile überwiegend über das Internet. Ob als komplexe Office-Telefonanlage mit vielfältigen Funktionen und Extras, als flexible Festnetznummer, mit der man per App/Softphone überall und jederzeit erreichbar sein kann oder als Lösung, um geschäftliche und private Anrufe zuhause besser zu trennen, eine Telefonanlage aus der Cloud deckt nahezu alle Bedürfnisse der Nutzer ab.

Die Ablösung des Festnetztelefons

Eine aktuelle Studie im Auftrag von Verivox hat aufgezeigt, dass weiterhin viele Deutsche ihren Festnetzanschluss nutzen. Die Zahl der Personen, die über das Festnetz telefonieren, ist seit der Corona-Pandemie sogar gestiegen. Während das Festnetz im betrieblichen Umfeld ohnehin eine führende Position einnimmt, so zeigt dessen Nutzung auch im privaten Kontext eine positive Tendenz. Eine nicht unerhebliche Rolle spielt dabei überraschenderweise die jüngere Generation. Diese überzeugen vor allem die günstigen Preise sowie die im Vergleich zum Handynetz stabilen Verbindungen.

Nichtsdestotrotz hat die Festnetztelefonie vor allem durch die steigende Präsenz von Smartphones und damit des Mobilfunks an Bedeutung verloren. Laut Bundesnetzagentur überstieg 2018 die Zahl der ausgehenden Gesprächsminuten über den Mobilfunk in Deutschland erstmals die Zahl der Gesprächsminuten über das Festnetz.

Die Cloud Telefonie profitierte zudem von der Abschaltung der ISDN-Anschlüsse in Deutschland und die Umstellung auf das IP-Netzwerk. Die Deutsche Telekom wollte diese ursprünglich bis 2018 vornehmen, sie zog sich jedoch für Geschäftskunden bis 2020. Somit gilt die Cloud heute als Standard der digitalen Telefonie.

Wie funktioniert eine Cloud Telefonanlage?

Durch die softwarebasierte Telefonie aus der Cloud wird die stationäre Telefonanlage überflüssig. Cloud Telefonanlagen funktionieren über das Internet, beziehungsweise Voice over IP (VoIP). Es wird nicht mehr über den klassischen Telefonanschluss telefoniert, sondern einen entsprechenden DSL-Anschluss. 

Die eingehenden Sprachsignale werden umgewandelt und mithilfe eines Netzprotokolls, genauer des Session Initiation Protocol (SIP), über das IP-Netzwerk übertragen. Dieses dient als Grundlage für den Aufbau einer Kommunikationsverbindung und damit der VoIP-Technologie.

Die Sicherheit und Wartung der Cloud Telefonanlage wird in die Hände des ausgewählten VoIP-Anbieters gelegt, der für das Hosting der Anlage verantwortlich ist. 

Welche Kriterien Sie bei der Wahl einer Cloud Telefonanlage beachten sollten

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von VoIP-Anbietern, sodass es speziell für neue VoIP-Kunden schwierig sein kann, die passende Auswahl zu treffen. Nachfolgend sind wichtige Kriterien aufgelistet, die bei einem Anbietervergleich hilfreich sind:

Sicherheit: Die Sicherheit der Telefonanlage spielt in zweierlei Hinsicht eine wichtige Rolle. Zum einen sind die Telefonanlagen an höchste Datenschutzvorgaben gebunden und müssen die Daten der Kunden auf den Servern besonders sichern.  Zum anderen sind die Nutzer darauf angewiesen, dass die Telefonanlage rund um die Uhr verfügbar und bestmöglich vor Ausfällen geschützt ist. Dies wird zum Beispiel dadurch gewährleistet, dass sie in mehrfach georedundanten Rechenzentren gehostet wird.

Standortunabhängigkeit: Die räumliche Flexibilität spielt in der Arbeitswelt eine zunehmende Rolle. Dementsprechend sind auch gewisse Anforderungen an die Telefonanlage geknüpft. Ist die Einbindung verschiedener Standorte möglich? Kann ein PC oder mobiles Endgerät integriert werden, sodass Mitarbeiter auch außerhalb des Büros mit derselben Rufnummer erreichbar sind?

Kosten: Die Kosten sollten nicht das Hauptkriterium bei der Wahl einer geeigneten Cloud Telefonanlage darstellen. Trotzdem sollte das Preis-Leistungsverhältnis nicht unbeachtet bleiben. Achten Sie darauf, dass Sie lange Vertragslaufzeiten oder Einrichtungsgebühren vermeiden. Zudem sollten Sie nur für die Rufnummern zahlen, die Sie tatsächlich nutzen sowie nur in dem Umfang, in dem diese genutzt werden. Für Vieltelefonierer bieten sich hinsichtlich dessen Flatrate-Modelle an.

Skalierbarkeit: Mit Blick auf die Kosten ist auch die Skalierbarkeit relevant, sodass die Cloud Telefonanlage je nach Mitarbeiterbedarf angepasst werden kann. Sie sollten bequem Rufnummern hinzubuchen oder abbestellen können.

Funktionen: Je nach den individuellen Bedürfnissen können spezielle Funktionen für Kunden relevant sein. Dabei ist nicht nur die Quantität der enthaltenen Funktionen relevant, sondern auch deren Bedienung, die möglichst einfach gestaltet sein soll, um ein effizientes Arbeiten zu gewährleisten.

Support & Hilfe: Speziell für neue VoIP-Kunden läuft der Einstieg nicht immer reibungslos. In dieser Hinsicht sind ein guter Support und detaillierte Hilfestellungen unerlässlich, um die Einrichtung und Verwaltung der Cloud Telefonanlage zu vereinfachen.

Wohin entwickelt sich die Cloud-Telefonie?

Teams, Meet & Co.: Groupware

Bei Groupware handelt es sich um ein Soft- oder Hardwarekonzept, welches die Kollaboration in einem Team oder einer Organisation effizienter gestaltet. Dadurch wird trotz räumlicher oder zeitlicher Distanz eine teambasierte Zusammenarbeit ermöglicht.

Der Nutzen und die Notwendigkeit solcher Lösungen erwächst vor allem aus unterschiedlichen Arbeitszeiten, flexiblen Arbeitszeitmodellen sowie unterschiedliche Standorte der Teammitglieder. Die Beliebtheit des Home Office, vor allem dank Corona, hat ebenfalls dazu beigetragen. Die Groupware hilft, die Mitarbeiter zu vernetzen und ein effizientes Zusammenarbeiten durch vielfältige Funktionen zu erleichtern. Darunter fallen beispielsweise E-Mail, Terminkalender, Aufgabenverwaltung oder Kontakte.

Dementsprechend bieten mittlerweile auch viele VoIP-Anbieter die Integration von Groupware-Lösungen für ihre Cloud Telefonanlagen an. Bekannte Lösungen, die in Unternehmen eingesetzt werden, sind zum Beispiel Google Meet oder Microsoft Teams.

Softphones

Wenn Sie VoIP-Telefonie ohne ein IP-Telefon nutzen wollen, bietet sich ein Softphone an. Dabei handelt es sich um eine Software, die auf dem PC, Laptop oder einem mobilen Endgerät installiert werden kann, um von diesen aus Anrufe zu tätigen oder zu empfangen.

Im Bereich Softphones gibt es eine Reihe von Anbietern, die teilweise auch kostenfreie Versionen anbieten, die zumindest Basisfunktionen der Telefonie enthalten. Kostenpflichtige Versionen bieten dementsprechend weitreichendere Funktionen an. 

Für Unternehmen bieten Softphones gewisse Vorteile. Sie sind kostengünstiger als SIP-Telefone, bieten eine hohe Flexibilität durch ihre Standortunabhängigkeit und bieten eine hohe Skalierbarkeit, sodass flexibel auf den Mitarbeiterbedarf reagiert werden kann.

Diese Softphones lassen sich ebenfalls in die Cloud Telefonanlage integrieren, sodass Sie über das jeweilige Endgerät, auf dem das Softphone installiert ist, mit Ihrer virtuellen Telefonnummer telefonieren können.