Smart Office

Revolutionieren Sie Ihren Arbeitsplatz

Das Internet of Things, kurz auch IoT, ist schon seit langer Zeit ein präsentes und im Bereich der Digitalisierung heiß diskutiertes Thema. Jedoch sind IoT-Anwendungen, trotz der vielversprechenden Entwicklungen in den vergangenen Jahren, weder im Alltag oder im Beruf wirklich weit verbreitet. Prognosen gehen jedoch davon aus, dass das Internet of Things unser Leben in Zukunft stark beeinflussen wird. Wir wollen in diesem Artikel der Frage nachgehen, ob und wie das Internet of Things unseren Arbeitsplatz intelligenter gestalten kann.

Was ist das Internet of Things?

Das Internet of Things bezeichnet untereinander vernetze Alltagsgegenstände, die selbstständig miteinander kommunizieren und Aufgaben für den Besitzer erledigen. Die Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um internetfähige Gegenstände handelt, da die Kommunikation zwischen den Geräten über das Internet abgewickelt wird.

Der Nutzer hat zwar weiterhin Einfluss auf den Betrieb der Gegenstände, jedoch läuft die Kommunikation zwischen diesen eigenständig im Hintergrund ab. Somit ist die aktive Betreibung durch den Menschen nicht nötig, sprich die Anwendungen laufen auch ohne direkten Input des Nutzers.

Das im privaten Haushalt angewandte IoT-Netzwerk wird als Smart Home bezeichnet. Aber auch weitere Bereiche, wie beispielsweise die Industrie oder die Medizin, tätigen Überlegungen, inwiefern Digitalisierung und das Internet der Dinge, Prozesse optimieren und effizienter gestalten kann. Anwendungen im Büro und die Gestaltung eines intelligenten Büros bezeichnet man als Smart Office.

IoT: Vielseitige Gestaltungsmöglichkeiten eines Smart Offices  

Das Smart Office beginnt schon mit der Gestaltung des Gebäudekomplexes. Ein effizientes und durch neuste Technologien ausgestattetes Gebäude ist grundlegend für einen optimalen Arbeitsplatz. Diese Smart Buildings erzielen nämlich eine Steigerung der Effizienz und Leistungsbereitschaft am Schreibtisch.

Die Errichtung eines Smart Office kann beispielsweise durch den Einsatz von Sensoren bewerkstelligt werden. Einfache, an einem Objekt angebrachte Sensoren können die Luftfeuchtigkeit, Temperatur, Lichtstärke, Bewegung und weitere Parameter messen. Das Ziel ist hierbei die Optimierung der Büroumgebung. Dies kann noch weiter ausgebaut werden, indem solche Sensoren in der Lage sind eine 3D-Modellierung des Bürogebäudes zu erstellen. Diese Modellierung wird in eine Cloud verlagert, von wo aus sie eine sensorgetriebene Echtzeitverbindung zu den Büroräumen aufbaut. Auf diesem Weg können Arbeitsbedingungen besser analysiert und optimiert werden.

Die Einsatzmöglichkeiten von IoT-Anwendungen sind sehr vielseitig und stellen unterschiedliche Art und Weisen dar, inwiefern das Arbeitsklima verbessert werden kann. Mit zunehmendem Interesse hat auch das Angebot auf dem Markt zugenommen. Das Ziel jeder Smart Office-Idee ist es zumeist, Müdigkeitssymptome vorzubeugen, die Konzentration und Produktion der Mitarbeiter zu steigern und so eine freundliche und angenehme Arbeitsatmosphäre zu ermöglichen.

Das Smart Office – Schon Realität oder noch eine Vision?

Niederlandens Hauptstadt Amsterdam glänzt durch sein beeindruckendes Smart Building: The Edge gilt als das nachhaltigste Gebäude der Welt. Es zeichnet sich dadurch aus, dass es mehr Energie produziert als es verbraucht und eine angenehme Arbeitsatmosphäre für die dort untergebrachten Mitarbeiter bietet. Dort wird nämlich besonders viel Wert daraufgelegt, dass sich die Mitarbeiter frei entfalten und von fortschrittlichen Technologien profitieren können.

Aber auch in Deutschland gibt es ein laufendes Projekt, welches sich an Amsterdams Vorzeigebeispiel orientiert. In Berlin entsteht momentan der „Cube Berlin“, ein Smart Building mit einem flexiblen Raumkonzept und smarten Technologien, die sich den Bedürfnissen und Ideen ihrer Nutzer anpassen. Das Kernelement dieses Gebäudes ist das sogenannte „Brain“. Dieses vernetzt verschiedene smarte Technologien zu einem selbstlernenden System. Das „Brain“ soll die Gewohnheiten und Wünsche der Nutzer erkennen, die Arbeitsbedingungen dementsprechend anpassen und Konzentration und Produktivität steigern.

„Die Challenge ist nicht mehr, wie man eine Abteilung in kleinere Teams unterteilt, sondern wie man die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Produktion oder zwischen Marketing und Logistik verbessert. Wir arbeiten nicht mehr abgeteilt, sondern zusammen – und müssen daher kooperative Strukturen aufbauen und erhalten.“ - Franz Kühmayer, geschäftsführender Gesellschafter der Strategieberatung KSPM, in „Smart Working. Smart Building.“

Räume und Möglichkeiten für Smart Office-Lösungen

Bei den Beispielen aus Amsterdam und Berlin handelt es sich um große Projekte, die ein bestimmtes Kapital und eine entsprechende Unternehmensgröße voraussetzen. Interessant wäre es zu schauen, welche Möglichkeiten kleineren Unternehmen geboten werden, die ebenfalls von den Vorzügen eines Smart Offices profitieren möchte. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist, dass Smart Buildings für die Umsetzung eines Smart Offices gegeben sind.

Dazu veröffentlichte der Zentrale Immobilien Ausschuss, kurz auch ZIA, gemeinsam mit EY Real Estate die dritte Digitalisierungsstudie ZIA Digitalisierungsstudie 2018 unter dem Titel „Das digitale Büro – unternehmerische Utopie oder Nutzerwunsch?“.

Die Studie stellte fest, dass der Großteil der Immobilienunternehmen (77 Prozent) sich entweder in einer Phase der Entwicklung oder der Etablierung eines eigenen digitalen Wandels befinden. Insgesamt weisen Unternehmen jedoch kaum digitale Exzellenz auf.

Als ausschlaggebenden Grund werden fehlende personelle Ressourcen genannt. Es besteht eine Bereitschaft zur digitalen Transformation, die sich in der Finanzierungsbereitschaft der befragten Unternehmen äußert. Jedoch besteht eine Diskrepanz zwischen der Einschätzung und dem tatsächlichen Bedarf der Endnutzer von Büro- und Gewerbeimmobilien. Das digitale Office wird laut der Studie aufseiten der Immobilienwirtschaft falsch eingeschätzt. Das Gleiche gilt für Future Workspace: Offen gestaltete Bürolösungen, wie beispielsweise Kreativ- und Allgemeinräume oder freie Arbeitsplatzwahl, werden überwiegend von Büronutzern abgelehnt (52 Prozent).

Aus der Umfrage geht aber auch hervor, dass jüngere Menschen tendenziell offenere für Future Workspace sind. Ausgehend davon kann man annehmen, dass sich die Nachfrage in kurzer Zeit perspektivisch verschieben wird. 9 von 10 Unternehmen sehen Potenziale zur Optimierung der Nutzerzufriedenheit durch Digitalisierung. 94 Prozent der Befragten geben an, dass sie Digitalisierung als vorteilhaft für verbesserte oder auch neue (91 Prozent) Geschäftsmodelle sehen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Einschätzung zur Digitalisierung realistischer wird. Unternehmen reflektieren und nehmen Themen wie Datenschutz, die Reifegradschätzung des eigenen Unternehmens oder die zeitliche Einschätzung zum Trendpotenzial unterschiedlicher digitaler Technologien und Anwendungen bewusster wahr. Es besteht ein höheres Bewusstsein für das eigene Geschäftsmodell und die strategischen Möglichkeiten hin zu einem Digital Office.

Sicheres Smart Office: Schutz vor Cyberangriffen

Mit wachsender Popularität und Bereitschaft zum Einsatz von IoT-Anwendungen im Büro ist es wichtig, wichtige Sicherheitsmaßnahmen zu reflektieren und umzusetzen. Nur so kann man sich gegen potenzielle Cyberrisiken im Smart Office-Netzwerk wappnen. Schließlich werden durch die Digitalisierung eines Unternehmens relevante und streng vertrauliche Informationen und Daten über das interne Netzwerk abrufbar und einfacher zugänglich.

Check Point® Software Technologies Ltd. (NASDAQ: CHKP), der weltweit führende Anbieter von Cyber Security-Lösungen, hat dazu die wichtigsten Cyberbedrohungen, die für die IT-Sicherheit für Unternehmen mit Smart Office-Ausstattung bestehen, herausgearbeitet. Diese Bedrohungen bestehen auf unterschiedlichen Ebenen.

„Die Tatsache, dass wir immer mehr technologische Werkzeuge um uns herum versammeln, bringt unzählige Vorteile, aber auch Risiken in Bezug auf die Cybersicherheit mit sich, weshalb es unerlässlich ist, sie zu kennen und darauf vorbereitet zu sein.“ – Dietmar Schnabel, Regional Director Central Europe bei Check Point Software Technologies GmbH

Zum einen besteht eine physische Bedrohung insofern, dass Cyberkriminelle Kontrolle über das Gelände bzw. über das Gebäude übernehmen können. Viele Büros verfügen über ein internetbasiertes Zugangssystem, das von jedem Ort aus genutzt werden kann und daher eine Leichtigkeit darstellt, was Cyberangriffe angeht. Hacker können so ohne Erlaubnis auf das Gelände zugreifen, den Zugang zum Büro für jedermann verhindern oder sogar verhindern, dass ein Mitarbeiter oder Besucher, der sich drinnen befindet, das Gebäude verlassen kann.

Auch Videoüberwachungssysteme, Feuerlöschsystem und andere Sicherheitssysteme gehören zur Ausstattung eines intelligenten Büros. Auf den ersten Blick ist nicht klar ersichtlich, inwiefern das Hacking dieser Geräte eine Bedrohung darstellen kann, doch tatsächlich kann auf diesen Weg eine große Menge an Informationen zu Mitarbeitern geschöpft werden. Zum Beispiel kann so ausgelesen werden, in welchem Zeitfenster das Büro weniger besetzt oder leer ist. Außerdem können auch Systeme, wie der Feueralarm, ferngesteuert werden und so zu erheblichen Konsequenzen führen.

Es muss ebenfalls angemerkt werden, dass der Einsatz von IoT-Anwendungen den Informationsdiebstahl vereinfachen. IoT-Geräte tauschen ständige eine hohe Anzahl an Informationen untereinander aus. Jedoch können diese Informationen auch zweckentfremdet werden und gestohlen werden. So ist es Hackern möglich, sich in Mikrofone oder Kameras einzuwählen und private Gespräche oder Videokonferenzen mitzuschneiden. Auf diesen Weg können sensible Informationen über das Unternehmen erfasst werden. Ein scheinbar unschuldiges Element kann missbraucht werden, um Einblicke in private Informationen und Daten zu erlangen.