Telefonkonferenz: Teamwork auf Distanz

Teamwork trotz Abstandsregeln und Kontaktverboten

Die besonderen Umstände zur Zeit der aktuellen Corona-Krise stellen eine Herausforderung für funktionierende Zusammenarbeit im Team dar. Bestimmte Tools, wie Telefonkonferenzen, können da Abhilfe schaffen. Telefonkonferenzen sind deshalb so beliebt, da sie hohe Flexibilität und Austausch im Team über weite Entfernung erlauben. Zudem sind sie leicht einzurichten und setzen wenige Ressourcen voraus.

Kommunikation im Team per Telefon

Unternehmen sehen sich aktuell mit dem Problem konfrontiert, wie gleichzeitig soziale Kontakte reduziert und dabei das Teamgefühl aufrechtgehalten werden kann. Eine gute Möglichkeit ist die Nutzung von Telefonkonferenzen. Bei einer Telefonkonferenz, kurz auch Telko, handelt es sich um ein Meeting per Telefon. Bei einer Telko können sich die entsprechenden Mitarbeiter in einen virtuellen Konferenzraum einwählen und per Telefongespräch untereinander austauschen.

Telefonkonferenz werden meistens dazu genutzt, um Informationen über aktuelle Projekte auszutauschen, Trainings abzuhalten, Strategieüberprüfungen durchzuführen, interne Kommunikation abzuwickeln aber auch kollegiale Beziehungen und das Zusammengehörigkeitsgefühl beizubehalten. Telefonkonferenzen eignen sich somit nicht nur dazu, Arbeitsprozesse zu erleichtern, sondern auch den Teamgeist in Zeiten sozialer Distanzierung weiterhin beizubehalten.

Telefonkonferenzen überzeugen dadurch, dass sie Teamarbeit über große Entfernungen möglich machen. Konferenzen per Telefon sind schnell und jederzeit nutzbar, sodass sich neue und flexible Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnen. Telefonkonferenzen erscheinen momentan als sinnvolle Lösung für die aktuell geltenden Maßnahmen zur Eindampfung des Corona-Virus. Aber auch sonst können Telefonkonferenzen weiterhelfen, da Meetings schnell realisiert, Austausch gefördert und gleichzeitig Reisekosten und Zeit eingespart werden.

Das passende Tool für die Telefonkonferenz

Aufgrund der aktuellen Situation werben viele Telekommunikationsanbieter mit ihren Funktionen und Tools, die das Home Office zu unterstützen versprechen. Dabei ist das Telefonkonferenz-Tool eine Funktion, die aktuell unverzichtbar ist. Wenn auch Sie Telefonkonferenzen nutzen möchten, sollten Sie zuvor auf einige Dinge achten. Dazu sollten Sie eine kleine Bedarfsanalyse machen. Sprich, Sie sollten ihr Nutzungsverhalten reflektieren. Wie oft berufen Sie Meetings ein und mit wie vielen Teilnehmern? Anhand solcher Fragen ist es einfacher festzustellen, welche Ansprüche Sie gegenüber dem Konferenz-Anbieter haben.

Es finden sich sowohl direkte Anbieter von Telefonkonferenzen, die auf die Bereitstellungen dieser Funktion ausgelegt sind, als auch Telekommunikationsanbieter, die im Rahmen Ihres Produkts ebenfalls ein Telefonkonferenz-Tool anbieten.

Wie führe ich eine Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen sind sehr einfach einzurichten und unkompliziert zu führen. Wahrscheinlich sind sie deshalb auch so beliebt. Für den Beitritt zu einer Telefonkonferenz werden nämlich kaum Ressourcen benötigt. Ein Telefonanschluss und ein entsprechendes Endgerät sind vollkommen ausreichend. Bei dem Endgerät kann es sich sowohl um ein einfaches Tisch- oder Mobiltelefon als auch um eine professionelle Variante wie eine Konferenzspinne handeln. Alternativ funktioniert auch die Einwahl über einen Internetanschluss via Softphone auf dem PC, Laptop oder Tablet mit Lautsprecher und Mikrofon.

Um eine Telefonkonferenz zu führen, muss sich lediglich der Organisator bei dem entsprechenden Anbieter registrieren. Dort kann er einen virtuellen Konferenzraum anlegen, in den sich die Teilnehmer später einwählen können. Um dem virtuellen Konferenzraum beitreten zu können, wird in der Regel eine Einwahlnummer und ein Konferenz-PIN-Code benötigt. Die Mitteilung der Zugangsdaten ist je nach Anbieter unterschiedlich, geschieht aber meistens per E-Mail.

Wenn Sie eine Telefonkonferenz mit Teilnehmern führen möchten, die sich im Ausland befinden, ist es in der Regel kein Problem. In der Regel können deutsche Einwahlnummern ohne Probleme im Ausland gewählt werden, jedoch empfiehlt sich in solchen Fällen einen Konferenz-Anbieter zu wählen, der Einwahlnummern für noch weitere Länder anbietet. So ersparen Sie sich eventuell hohe Telefonkosten.

Einfache Telefonkonferenz mit der fonial Telefonanlage

Unsere Cloud-Telefonanlage ist auf alle wichtigen Angelegenheiten ausgelegt und somit auch für die aktuell herrschenden Herausforderungen vorbereitet. Zu den zahlreichen Funktionen gehört unteranderem das Konferenz-Tool, mit dem sie über einen virtuellen Konferenzraum mit unbegrenzt vielen Teilnehmern per Telefongespräch Meetings abhalten können.

Mit fonial PLUS haben Sie die Möglichkeit eine Rufnummer als Konferenznummer einzurichten, hinter der sich dann ihr virtueller Konferenzraum befindet. Hier können Sie mit unbegrenzt vielen Teilnehmern Telefonkonferenzen abhalten, sich über aktuelle Projekte und Entwicklungen austauschen und den Kontakt zu ihren Kollegen pflegen. Mit dem Online-Planungstool können Sie über die Eingabe der Teilnehmer-E-Mail-Adressen alle Teilnehmer automatisch per E-Mail über den Termin, die Einwahlnummer und die PIN informieren. Auch über Terminänderungen und Absagen werden die Teilnehmer automatisch informiert. Nutzen mehrere Nutzer die Konferenzrufnummer, so findet automatisch ein Terminabgleich mit bestehenden Konferenz-Planungen statt und Sie werden sofort über Terminkollisionen informiert.