Was kann ein Softphone - und was nicht?

Was kann ein Softphone – und was nicht?

Die Integration von Softphones kann dem Nutzer diverse Vorteile verschaffen, jedoch ist deren Einsatz nicht immer sinnvoll und kann ebenso gewisse Nachteile mit sich bringen, die es bei der Entscheidung dafür oder dagegen zu beachten gilt.

Was ist eigentlich ein Softphone?

Ein Softphone ist eine Software, die Nutzer auf ihrem PC oder mobilen Endgeräten installieren können. Es ermöglicht, dass VoIP-Telefonie auch ohne physische IP-Telefone genutzt werden kann. Die Benutzeroberfläche ähnelt dabei häufig der eines klassischen Telefons. Was bei dem Einsatz eines Softphones auf jeden Fall ratsam ist, ist die Nutzung eines Headsets.

Die Vor- und Nachteile von Softphones

Softphones können für Unternehmen wesentliche Kosteneinsparungen bedeuten, da entsprechende Hardwareinvestitionen für IP-Telefone entfallen. Sie bieten zudem einen erheblichen Vorteil mit Blick auf die Skalierbarkeit, da Unternehmen flexibel auf sich verändernden Mitarbeiterbedarf reagieren können.

Darüber hinaus sind Softphones speziell für Unternehmen vorteilhaft, von denen viele Mitarbeiter im Außendienst, Home Office oder auf Geschäftsreisen tätig sind. Diese können so zu jeder Zeit und an jedem Ort erreichbar sein, ohne dass dafür zusätzliche Kosten für den Kauf von Telefonie-Hardware entstehen.

Neben den genannten Vorteilen gibt es jedoch auch diverse Nachteile, die ein Softphone mit sich bringt. So besteht die Notwendigkeit – insbesondere bei mobilen Geräten – einer stabilen Internetverbindung, um Störungen oder gar einen Gesprächsabbruch zu vermeiden. Gleiches gilt natürlich auch für Tischtelefone, sodass sich auch Softphones von Natur aus gegebenenfalls eher im Umfeld von WLAN oder mobilen Datennetzen bewegen. Zudem muss das entsprechende Gerät ständig in Bereitschaft bleiben, um eine durchgängige Erreichbarkeit zu gewährleisten. Wenn das Gerät jedoch ausfällt oder die Internetverbindung stark schwankt, so ist auch der Nutzer nicht mehr zu erreichen. Verglichen mit einem klassischen IP-Telefon lässt sich somit ein Nachteil hinsichtlich der durchgehenden Verfügbarkeit feststellen. Darüber hinaus ist die Sprachqualität z.B. auf Mobitelefonen nicht mit einem Standard-IP-Telefon vergleichbar, sondern ähnelt eher der Telefonie über WhatsApp oder andere Messenger. Auf dem PC lassen sich mithilfe eines guten Headsets jedoch gute Ergebnisse erreichen.

Wofür eignet sich der Einsatz eines Softphones? Wo sind seine Grenzen?

Ausgehend von den genannten Vor- und Nachteilen von Softphones lassen sich gewisse Einsatzbereiche identifizieren, für die diese geeignet oder eher ungeeignet sind.

Im mobilen Bereich eignet sich ein Softphone speziell für ausgehende Calls, sofern eine stabile Netzabdeckung während des Gesprächs garantiert werden kann. Ebenso eignet es sich, um Kunden von unterwegs mit der Festnetznummer zurückzurufen und somit die Besetzung eines Büros zu suggerieren. Es eignet sich jedoch nicht für die Überwachung eingehender Anrufe beziehungsweise dauerhafte Erreichbarkeit, unabhängig ob im WLAN oder unterwegs. Die Softphone-App schaltet in den Hintergrundmodus und reduziert die Akkulaufzeit. Aufgrund der eingeschränkten Sprachqualität eignet sie sich ebenso wenig für den professionellen Call Center Einsatz, wo eine glasklare Audioqualität notwendig ist.

Im Desktop-Bereich eignen sich Softphones sowohl für ausgehende als auch eingehende Anrufe für Mitarbeiter im Home Office, welche stationäre Hardware nicht nutzen können oder wollen. Softphones eignen sich, um kurzfristig und kostengünstig Mitarbeiter auszustatten, speziell wenn benötigte Hardware wie in Zeiten von Corona nur bedingt verfügbar ist. Jedoch ist auch auf dem Desktop keine dauerhafte Erreichbarkeit für eingehende Telefonie garantiert, wenn der Rechner in den Ruhemodus geht oder das Softphone von anderen Programmen überlagert wird.

Fazit

Softphones können je nach Einsatzgebiet eine gute Alternative oder Unterstützung zum Standard-IP-Telefon darstellen. Speziell in einem flexiblem und dynamischem Arbeitsumfeld stellen Sie einen hilfreichen Zusatz oder zeitweisen Ersatz dar. Jedoch sollten die Nutzer sich im Vorfeld genau über den Verwendungszweck des Softphones Gedanken machen, da sich dennoch gewisse Nachteile erkennen lassen, durch die sie in gewissen Aufgabenbereichen ungeeignet erscheinen.