Zeitfresser am Arbeitsplatz

Viel Zeit und nichts geschafft? Daran kann es liegen.

Egal ob in der Schule, im Studium oder der Ausbildung, oder eben am Arbeitsplatz: Wer sich seine Zeit gut einteilt, ist produktiver und kann sowohl kurzfristig als auch auf lange Sicht mehr erreichen und ist zufriedener. Ein effektives Zeitmanagement erfordert allerdings eine gute Planung und auch etwas Disziplin. Wer seine Aufgaben unstrukturiert angeht und sich ständig von Facebook-Benachrichtigungen oder Instagram-Likes ablenken lässt muss sich nicht wundern, wenn die gewünschten Ergebnisse nicht eintreten. Wir haben uns in diesem Artikel mit den größten Zeitfressern unserer Generation und möglichen Strategien zur Verbesserung auseinandergesetzt.

1. Fehlende Deadlines

Wer nicht auf ein bestimmtes Ziel hinarbeitet läuft Gefahr sich zu verlieren. Selbst wenn vom Arbeitgeber keine klare zeitliche Deadline vorgegeben wurde, kann es helfen sich selbst eine zu setzen. Meistens arbeitet man produktiver und schneller, wenn die Zeit begrenzt ist und auf ein Ziel hingearbeitet wird. Dabei kann es helfen große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben einzuteilen und für jede Teilaufgabe ebenfalls eine Deadline festzulegen. Zusätzlich dazu kann man die Aufgaben in einem Kalender niederschreiben. So sieht man was noch vor einem liegt, welche anderen Aufgaben zusätzlich anfallen und was schon geschafft wurde. Man vermeidet damit in letzter Minute wichtige Aufgaben erledigen zu müssen. Wichtig ist es auch den Aufgaben Prioritäten zu vergeben und für die wichtigen mehr Zeit einzuplanen, als für die unwichtigeren.

2. Das Smartphone

Nichts scheint so viele Vor- und Nachteile zu haben, wie das Smartphone. Die Fixierung auf das Handy und soziale Medien kann im Berufsalltag sehr störend sein. Der „Work-Flow“ wird durch das ständige Nachrichten-Checken unterbrochen und verhindert so konzentriertes Arbeiten. Das und andere Gründe sorgen dafür, dass viele dazu neigen das Smartphone als „schlecht“, störend oder schlichtweg unnötig einzuordnen. Für manche ist es einfach ein Trend der jungen Generation. Das entspricht aber schon lange nicht mehr der Wahrheit. Smartphones werden mittlerweile in allen Altersgruppen oder sozialen Schichten verwendet. Deshalb ist es wichtig sich mit den Chancen und Gefahren auseinanderzusetzen, die es mitbringt. Das sagt auch Alexander Markowetz, Forscher an der Universität Bonn:

„In einem ersten Schritt haben wir die Geräte geschaffen, in einem zweiten müssen wir uns nun gesunde Umgangsformen angewöhnen.“

Er schrieb das Buch „Digital Burnout“ und setzte sich in Untersuchungen mit der Smartphone-Nutzung in Deutschland auseinander. Seiner Meinung nach fehlen schlichtweg Strategien mit der Technik umzugehen, vor allem weil das Problem so lange ignoriert wurde. Um am Arbeitsplatz nicht ständig aufs Handy zu sehen braucht es Disziplin. Wer sich das Problem eingesteht und aktiv daran arbeitet kann aber schnell Erfolge erzielen. Es kann zum Beispiel helfen feste Zeiten festzulegen (z.B. alle 2 Stunden), an denen man sich kurz mit seinem Smartphone beschäftigt, und es in der Zwischenzeit einfach in der Tasche lässt. Oder aber man setzt sich selbst das Ziel eine Aufgabe erst fertigzustellen, bevor das nächste Mal WhatsApp Nachrichten gelesen werden. Wer Angst hat, im Notfall nicht von den eigenen Kindern oder dem Partner erreicht werden zu können, kann auch bestimmte Anruffilter (beim iPhone z.B. „Nicht stören“, um nur von Favoriten erreicht zu werden) setzen oder die Bürorufnummer weitergeben.

3. Unrealistische Einschätzungen

Gut einschätzen zu können, wie viel Zeit eine Aufgabe benötigt hilft ungemein bei der Bearbeitung jener. Für manche ist das jedoch eins der größten Probleme. Man läuft Gefahr zu wenig Zeit für große Aufgaben zu haben oder zu viel Zeit für kürzere Aufgaben freizuhalten. Am Ende hilft hier die Erfahrung. Wer seinen Beruf selbst noch nicht so lange ausübt kann auch Kollegen nach ihrer Einschätzung fragen. Ansonsten sollte man anhand bereits bearbeiteter Aufgaben realistisch das Arbeitspensum einschätzen lernen. Dabei können gerne auch kleine Zeit-Puffer mit eingerechnet werden. Wer sich das nicht zutraut, kann nach Bearbeitung einer Aufgabe die tatsächlich aufgewendete Zeit einfach aufschreiben. So kann man mit der Zeit ein Gefühl dafür entwickeln.

4. E-Mails

Eine der praktischsten und grundlegendsten Erfindungen für unseren modernen Arbeitsalltag kann auch ein Zeitfresser sein. Wer täglich 30-50 E-Mails beantworten muss oder ständig auf Abruf steht, um neue E-Mails sofort zu beantworten, kann das Wesentliche aus dem Blick verlieren. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten das Problem zu lösen: Legen Sie feste Zeiten am Tag fest, an denen Sie Ihre E-Mails lesen und beantworten. Das kann morgens und abends, 3x täglich oder nach der Mittagspause sein. Probieren Sie verschiedene Möglichkeiten und entscheiden Sie sich für die, die Ihnen am geeignetsten erscheint. Sollten sie grundsätzlich einfach zu viele Mails erhalten und sie kommen mit dem Antworten gerade so hinterher, sollten Sie in Erwägung ziehen einen Kollegen mit ins Boot zu holen, an den Sie einige dieser Mails weiterleiten können.

5. Keine Freizeit

Wer seine E-Mails Zuhause beantwortet oder am Wochenende kleinere Aufgaben für den Job erledigt, meint, meistens damit Zeit sparen zu können oder effizienter zu arbeiten. In Wahrheit kann aber genau das Zeit fressen. Anstatt die Arbeit in die Freizeit zu legen, läuft es oft besser Freizeit und Arbeitszeit strikt zu trennen. So kann die Zeit im Büro effizienter genutzt werden, und man hat den Abend oder das Wochenende Zeit für andere Dinge. Nicht nur für die Produktivität ist das wichtig, sondern auch für die eigene Gesundheit.