Beispiel 2 - Der Unternehmer

Die erste Einstellung, die Sie nun vornehmen, ist die Änderung der Basisregel. Die Basisregel ist eine bereits in der Telefonanlage vorgegebene Regel, die immer dann greift, wenn (noch) keine andere Weiterleitungsregel existiert. Sie greift also bei allen Fällen, die nicht im Rahmen einer anderen Weiterleitungsregel definiert wurden. Grundsätzlich werden Anrufe dabei auf eine Mailbox weitergeleitet, die mit einer standardisierten Ansage von fonial besprochen ist. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese vordefinierte Mailboxansage gegen eine Mailbox mit eigener Ansage, die Sie zuvor bereits angelegt haben, auszutauschen oder die Option "Freizeichen", eine Art simuliertes Freizeichen, das Ihnen in Fallbeispiel 3 näher erläutert wird, auszuwählen. 

1. Gehen Sie hierfür zur Basisregel und wählen Sie dort Ihre bereits angelegte Mailbox aus.

In der ersten Weiterleitung, die Sie einrichten, kümmern Sie sich um einen potenziellen Anruf Ihres Wettbewerbers. Wie oben definiert, sollen dessen Anrufe grundsätzlich auf der Mailbox landen. Hierfür verwenden Sie einen Anruffilter. Diese Regel, der Sie beispielsweise den Namen "Anruffilter" geben, erhält die Priorität 1. Das ist deshalb entscheidend, weil der Anruffilter grundsätzlich immer gelten soll. Er hat somit die oberste Priorität.

1. Wählen Sie nun den ersten Weiterleitungstyp aus, da die Weiterleitung das ganze Jahr und rund um die Uhr gelten soll. Es ist also eine Weiterleitung, die keiner weiteren Regelung bedarf.
2. Setzen Sie als nächstes ein Häkchen bei „Filter für Anrufe von bestimmten Einzelrufnummern, Orts- und / oder Ländervorwahlen“. Dieser bietet Ihnen die Möglichkeit, die zu filternden Anrufe nach gewissen Kriterien wie etwa Ländervorwahlen oder Einzelrufnummern zu selektieren. In das dazu gehörige Kästchen wird nun die Telefonnummer Ihres Wettbewerbers eingegeben.
3. Wählen Sie als Weiterleitungsziel Ihre Mailbox aus. Wenn Sie anstatt der fonial Standardmailbox, eine eigene Mailbox nutzen möchten, müssen Sie diese vorab in der Rubrik "Ziele" angelegt haben. Alternativ können Sie eine neue Mailbox auch direkt bei den Weiterleitungszielen anlegen. Wählen Sie hierzu als Weiterleitungsziel die Option "+ Neue Mailbox" aus und füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Eine Hilfestellung dazu finden Sie im Hilfeartikel "Ziele" unter "Mailbox anlegen".

Die zweite Weiterleitung mit der nächsthöheren Priorität (Priorität 2) sollte bei einmaligen Ereignissen wie Urlaube oder Feiertage greifen. Daher bezieht sich die zweite Weiterleitung (Benennung bspw. "Urlaub") auf den oben angenommenen Urlaub.

1. Hierbei wird zuerst der Weiterleitungstyp 3 ausgewählt, da dieser es ermöglicht, ein konkretes Datum für die Weiterleitung anzugeben.
2. Als nächstes geben Sie nun Ihre Urlaubstage ein. Sie müssen dabei jeden Tag einzeln eintragen (weitere Eingabefelder fügen Sie durch Drücken auf "Neue Bedingung anlegen" hinzu). Der Anrufer wird an den Kollegen weitergeleitet, der vermutlich von Montag bis Freitag arbeitet. Samstag und Sonntag greift dann, wie an jedem anderen Wochenende, die bereits eingerichtete Basisregel: der Anruf landet auf Ihrer Mailbox.
3. Geben Sie nun in die Uhrzeitfelder die Öffnungszeiten/ Erreichbarkeitszeiten ein.
4. Als Weiterleitungsziel wählen Sie nun die bereits angelegte Option "Kollegen" aus oder legen diese, wie bereits beschrieben, an.

Genauso wie bei der Regel zuvor, gehen Sie auch bei dem Anlegen der Weiterleitung für die Weihnachtsfeiertage vor (Name der Regel z.B. "Weihnachten", Priorität 3):

1. Auswahl des dritten Weiterleitungstyps, um die konkreten Feiertage einzutragen.
2. Eintragen der Tage "25.12.15" und "26.12.15", sowie der Uhrzeiten "08:00" Uhr und "20:00" Uhr in die entsprechenden Felder.
3. Bei den Weiterleitungszielen machen Sie zunächst ein Häkchen bei "Paralleles Klingeln aktivieren".
4. und wählen dann als Dauer "15 Sekunden" aus.
5. Nun wählen Sie die Ziele "Festnetz privat" und "Handy" (drücken Sie hierfür auf "Neues Weiterleitungsziel anlegen") aus.

Für den zweiten Teil dieser Weiterleitung, nämlich das alleinige Klingeln auf dem Handy, benötigen Sie eine weitere Regel.

Diese Regel, die wir "Weihnachten II" nennen, erhält die 4. Priorität. Wenn nun die Anlage die vorhergehende Weiterleitung prüft und nach 15 Sekunden parallelen Klingelns merkt, das der Anruf nicht angenommen wird, springt sie zu dieser vierten Regel. Sie bauen diese Regel dementsprechend genau so auf, wie die Vorherige:

1. Auswahl des dritten Weiterleitungstyps.
2. Eintragen des "25.12.15" und "26.12.15", sowie der Uhrzeiten "08:00" Uhr und "20:00" Uhr in die entsprechenden Felder.
3. Als Weiterleitungsziel wählen Sie jetzt lediglich Ihr Handy aus.

Zu guter Letzt werden noch drei Weiterleitungen für die Regelung der Werktage benötigt. Als erstes gilt es, die Mittagspausenregelung einzurichten (Name "Werktags", "Priorität 5"):

1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 2 aus, da es auch hier um eine Einteilung nach Wochentagen geht.
2. Kreuzen Sie dabei die Tage Montag bis Freitag an und wählen Sie das Zeitfenster "12:00" Uhr bis "13:00" Uhr aus. In diesem Zeitfenster greift dann die Regel.
3. Wählen Sie abschließend als Weiterleitungsziel Ihre Sekretärin aus.

Ähnlich funktioniert auch die nächste Weiterleitung (Name "Werktags II", "Priorität 6"):

1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 2 aus, da es auch hier um eine Einteilung nach Wochentagen geht.
2. Kreuzen Sie dabei die Tage Montag bis Freitag an und wählen Sie das Zeitfenster 08:00 Uhr bis 19:00 Uhr aus (für die Zeit zwischen 12:00 Uhr und 13:00 Uhr existieren somit zwei Regeln, jedoch greift aufgrund der Priorisierung immer die "Werktags"-Regel, also die Weiterleitung an die Sekretärin).
3. Wählen Sie abschließend als Weiterleitungsziel Ihren Festnetzanschluss im Büro aus.

Für die Anrufe nach 19:00 Uhr funktioniert das Ganze genau so (Name "Werktags III", "Priorität 7"):

1. Wählen Sie den Weiterleitungstyp 2 aus, da es auch hier um eine Einteilung nach Wochentagen geht.
2. Kreuzen Sie dabei die Tage Montag bis Freitag an und wählen Sie das Zeitfenster 19:00 Uhr bis 22:00 Uhr aus.
3. Wählen Sie abschließend als Weiterleitungsziel Ihr Handy aus.

Nun sind alle Weiterleitungen entsprechend der im Fallbeispiel definierten Konfigurationsmöglichkeiten angelegt.