Hot Desking

Was ist Hot Desking?

Hot Desking bezeichnet eine Arbeitsform, bei der sich mehrere Mitarbeiter verschiedene Arbeitsplätze teilen, die über dieselben Informations- und Kommunikationstechnologien verfügen. Es besteht ein Kontingent an Arbeitsplätzen, wobei bei Ankunft der freie Arbeitsplatz besetzt wird. Diese Arbeitsform ist insbesondere für diejenigen Unternehmen kostensparend und effizient, dessen Mitarbeiter unregelmäßig, vorübergehend oder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Es entfallen Kosten bei der Gerätebeschaffung und Raummiete, da weniger Büroraum benötigt wird.

Hot Desking findet darüber hinaus in Coworking Spaces Anwendung. Diese bestehen oft aus festen Arbeitsplätzen, die immer von denselben Personen genutzt werden, und den hot desks, die nach dem Motto „first come - first serve“ vergeben werden.

Auch interessant: Das Konzept von Hot Desking hat seine Wurzeln in der Schifffahrt. Das in der Schifffahrt angewandte Konzept „Hot Bedding“ bezeichnet das Teilen von Betten, bei dem sich Matrosen, die in der Schichtarbeit arbeiteten, sich in die noch warmen Betten des Vorgängers legten.

Anwendung von Hot Desking

Hot Desking kann auf die Telefonnutzung übertragen werden. Hier ist Hot Desking ein Feature der Telefonanlage/des Telefons. Auch das Telefon ist Teil des Arbeitsplatzes und kann genauso unter Mitarbeitern geteilt werden. Damit jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine Daten und Einstellungen haben kann, verfügt jeder Mitarbeiter über einen eigenen User, mit dem er sich mit seinen Zugangsdaten am Telefon via Tastendruck anmelden kann. Sämtliche Einstellungen (Telefonnummer, Weiterleitungsregeln etc.) werden übernommen. Verlässt der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz, meldet er seinen User vom Gerät ab und macht somit den Arbeitsplatz für seinen Kollegen frei.

Voraussetzungen für die Nutzung von Hot Desking

Die Voraussetzung für Hot Desking ist, dass die Mitarbeiter von jedem Büroarbeitsplatz aus Zugang zu allen für deren Arbeit benötigten Daten und Anwendungen haben. Bei der Verwendung von IP-Systemen ist dies gegeben. Diese ermöglichen nämlich einen geteilten oder individuellen Zugriff auf Informationen, Telefonverzeichnisse, Mailbox usw. Auf diesem Weg wird eine höhere Effizienz erreicht und Kosten eingespart.

Vor- und Nachteile von Hot Desking

Vorteile:

• Kleinere Büroräume und weniger Mietkosten
• Austausch und Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird gefördert
• Kontakt zu Kollegen bleibt bestehen
• Stärkung des Teamgeistes
• Flache Hierarchien
• Anpassung an die Arbeitsgestaltung

Nachteile:

• Chaos und Missverständnisse bei der Belegung der Arbeitsplätze
• Eingeschränkte Privatsphäre
• Eingeschränkte Konzentration