Virtuelle Telefonanlagen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen, die vor Ort aufgestellt sind. Neben größerer Flexibilität und einfacherem Setup, bestechen virtuelle Telefonanlagen durch ein enormes Kosteneinsparpotenzial.
Was Sie sich unter dem Begriff "Virtuelle Telefonanlage" vorstellen können, welche Vor- und Nachteile die virtualisierte Telefonanlage hat und wie Sie auf eine solche TK-Anlage umstellen können, erfahren Sie auf dieser Seite.
Mit der virtuellen Telefonanlage verlagert sich Ihre Telekommunikation in die Cloud: Sämtliche Funktionen, die Sie sonst über Ihre stationäre Telefonanlage vor Ort realisiert haben, werden Ihnen nun von einem Cloud-Telefonie-Anbieter aus Hochleistungsrechenzentren über das Internet bereitgestellt. Das einzige, was Sie noch benötigen, ist ein Internetanschluss.
Mit einer virtuellen Telefonanlage ersetzen Sie Ihre stationäre Hardware sozusagen durch eine gemietete Softwarelösung - Software as a Service (SaaS). Nicht nur die Funktionen werden über die Internetleitung bereitsgestellt, auch die Telefonie: Sie telefonieren über VoIP (Voice Over IP) - also mittels Internettelefonie. Ein eigener Telefonanschluss wird nicht mehr benötigt. Außerdem entfällt die Investition in die Telefonanlagenhardware sowie Kosten für lange Wartungsverträge.
Mit den Einsparungen im Bereich Hardware und Wartungsverträgen sowie Verbindungskosten und Grundgebühren, ergibt sich ein Sparpotenzial von bis zu 50% gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Nutzen Sie Ihre neue virtuelle Telefonanlage so flexibel, wie möglich: Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit, Rufnummern und Flatrate-Optionen sind jederzeit zum Ende des nächsten Monats kündbar. So können Sie Ihre Telefonanlage immer an Ihren aktuellen Bedarf anpassen.
Bekommen Sie also einen neuen Mitarbeiter, so können Sie mit nur wenigen Klicks einen eigenen Telefonanlagen-Account mit eigener Rufnummer und eigenem Endgerät anlegen, in dem sich Ihr Mitarbeiter je nach Rechtevergabe frei bewegen kann. Welche Rechte Ihr Mitarbeiter bekommt, entscheiden Sie natürlich flexibel.
Zudem erhalten Sie über 100 Telefonanlagenfunktionen, die die Kommunikation in Ihrem Unternehmen professionalisieren: Bleiben Sie immer dort erreichbar, so wie erreicht werden möchten – mit unserem zeitbasierten Routing. Vereinfachen Sie Ihren Alltag mit Web2Fax/Fax2Mail und faxen Sie direkt von Ihrem Computer oder Ihrem Smartphone aus. Verbessern Sie Ihr Teamwork mit BLF (Besetztlampenfeldern). Verschlanken Sie Ihre Prozesse mit einer Interactive Voice Response (IVR). Planen Sie Ihre Telefonkonferenzen so einfach wie nie zuvor – mit unserem innovativen Planungssystem über Ihr Kundenkonto. Heißen Sie Ihre Anrufer professionell Willkommen – mit Ihrer individuell einstellbaren Wartemusik. Alles ist einfach und schnell über Ihren herkömmlichen Webbrowser konfigurierbar.
Dies sind nur einige wenige Funktionen der virtuellen Telefonanlage. Doch hieraus wird schon ersichtlich: Eine virtuelle Telefonanlage kann viel mehr als herkömmliche Telefonanlagen.
Sollten Sie einmal über den Begriff IP-Centrex, Hosted PBX oder Cloud-Telefonanlage stolpern: Im Prinzip können Sie diese Begriffe synonym zur Bezeichnung "Virtuelle Telefonanlage" verwendet.
Für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage sind nicht viele Voraussetzungen zu schaffen. Sie benötigen lediglich einen leistungsstarken Internetanschluss mit genügend Bandbreite und IP-fähige Endgeräte.
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Betrieb einer virtuellen Telefonanlage, ist ein leistungsstarker Internetanschluss. Leistungsstark bedeutet in diesem Fall, dass er stabil ist und genügend Bandbreite für die Anzahl der Telefongespräche über VoIP und die zusätzlichen Web-Anwendungen besitzt.
Für ein Telefongespräch über VoIP wird eine Bandbreite von 80-150 kbit/s benötigt. Diese Skala ist so groß, da es sich um verschiedene Qualitäten handelt. 80 kbit/s werden minimum benötigt. Bei einem Gespräch in HD-Qualität werden locker 150 kbit/s verwendet.
Wichtig ist, zu beachten, dass diese Bandbreite nicht nur im Download, sondern auch im Upload benötigt wird. Da ADSL-Anschlüsse sehr verbreitet sind, aber eine geringere Bandbreite im Upstream als im Downstream zur Verfügung stellen, kann hier ein Flaschenhals entstehen.
Die Berechnung, wie viel Bandbreite Sie für Ihr spezielle Situation benötigen, ist sehr einfach. Rechnen Sie einfach zusammen, wie viele Mitarbeiter maximal gleichzeitig telefonieren werden und multiplizieren Sie dies mit der benötigten Bandbreite pro VoIP-Gespräch. Diese Bandbreite sollte Ihr Internetanschluss minimal im Up- und Downstream bereitstellen. Beachten Sie jedoch auch die Bandbreite, die von anderen Webanwendungen benötigt wird.
Eine einfache Visualisierung der Formel für VoIP-Bandbreite sehen Sie in folgender Grafik:
An diesem Beispiel sehen Sie: Wenn 4 Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren, ist mindestens eine Bandbreite von 320 kbit/s im Up- und Download notwendig. Bei dieser Menge an parallelen Telefonaten sehen Sie aber bereits: Auch weniger starke DSL-Anschlüsse sind für VoIP geeignet.
Um eine virtuelle Telefonanlage nutzen und mit dieser auch telefonieren zu können, benötigen Sie passende Endgeräte. Dabei ist es nicht zwangsläufig notwendig, dass Sie sich eine Reihe IP-Telefone anschaffen.
Mit so genannten "Softphones" können Sie über Ihren Computer oder Ihr Smartphone telefonieren. Dazu ist ein Programm bzw. eine App notwendig. Diese App wird mit den Benutzerdaten aus Ihrem Konto beim Telefonanlagen-Anbieter befüllt und wird sodann zu einem richtigen IP-Ziel. Das heißt: Es wird als echte Nebenstelle in die TK-Anlage eingebunden, kann mittels Kurzwahl erreicht werden und über die Festnetznummer telefonieren, ohne dass weitere Kosten anfallen.
Wichtig für die Nutzung von Softphones ist eine stabile Internetverbindung - egal, ob Sie im mobilen Datennetz, im WLAN oder per LAN-Kabel verbunden sind.
Trotz der Flexibilität und der Funktionalität von Softphones, haben diese aber auch ihre Grenzen. Wir haben mit zahlreichen Kunden die Erfahrung gemacht, dass es zu Fehleranfälligkeiten kommen kann, deren Ursache kaum auffindbar ist.
Warum? Ein PC oder Smartphone hat viele Funktionen und Aufgaben. Telefonieren über VoIP wird als Programm nur "aufgeschaltet". Das heißt: Es gibt viele Möglichkeiten für Interferenzen. Ob es Firewalls sind, andere Programme oder auch nur bestimmte Einstellungen (zum Beispiel Energiespar-Einstellungen) - all dies und noch mehr kann das Softphone dazu bringen, sich abzuschalten oder auf Anrufe nicht mehr zu reagieren.
Unser Rat: Für Ausnahmen taugt ein Softphone durchaus, wenn man mal unterwegs unter Büronummer erreichbar sein möchte. Für den Betriebsalltag, in dem Sie viel telefonieren und zuverlässig erreichbar sein möchten, raten wir zu einem richtigen IP-Telefon. Denn diese wurden für die Telefonie konzipiert und gebaut - was sich auch in der Zuverlässigkeit und Qualität niederschlägt.
IP-Telefone unterscheiden sich grundsätzlich nicht von herkömmlichen Telefonen. In der Handhabung müssen Sie sich also nicht umstellen. Lediglich der Anschluss ist anders: Sie stecken das Telefon nun nicht mehr in die Telefondose, sondern per LAN-Kabel an einen Router oder einen Switch an. So erhält es die Internetverbindung, die für die Internettelefonie nötigt ist.
VoIP-Telefone gibt es für jeden Bedarf und Geldbeutel. snom, Yealink und Mitel sind einige der wichtigsten Anbieter für VoIP-Telefone. Auch Gigaset ist hier zu nennen: Insbesondere im DECT-Bereich ist Gigaset verbreitet. DECT-Telefone funktionieren über Funk: Hier wird die Basisstation an den Router angeschlossen und das Telefon über den DECT-Funkstandard betrieben.
In der Theorie können analoge oder ISDN-Endgeräte über einen VoIP-Adapter betrieben werden. In der Praxis hat sich die Mischung verschiedener Technologien jedoch als fehleranfällig erwiesen. Wir würden daher empfehlen, direkt auf IP-Telefone umzusteigen.
Eine virtuelle Telefonanlage wird im Rechenzentrum gehosted und über das Internet bereitgestellt - der Betrieb einer eigenen physischen Telefonanlage entfällt. Die Telefonie funktioniert via VoIP über die Internetleitung.
Der Zugriff auf die Telefonanlage erfolgt per Webbrowser. Der Zugriff auf Ihr Kundenkonto ist von überall möglich.
Im Webbrowser können Sie sämtliche Einstellungen der Telefonanlage tätigen. Über Ihren Webbrowser können Sie:
So können Sie auch verschiedene Standorte ortsunabhängig verwalten und anbinden.
Da die Telefonie über die Internetleitung funktioniert, werden Telefone nun nicht mehr an eine TAE-Dose angeschlossen, sondern per LAN-Kabel an einen Router oder einen Netzwerk-Switch. Die Telefone richtet man mittels SIP-Benutzerdaten des Anbieters ein und schon sind Sie mit der virtuellen Telefonanlage verbunden.
Unterstützt Ihr Anbieter die so genannte "Autoprovisionierung", so sind Telefone noch einfacher anzubinden. Sie geben einfach die MAC-Adresse des Geräts in der Telefonanlage an. Das Gerät zieht sich dann die erforderlichen Einstellungen über die Internetleitung.
Auch Smartphones und PCs können über Softphones als Nebenstelle eingebunden werden. Dazu wird eine spezielle Software heruntergeladen, die die Telefonie abwickelt. Beim Smartphone nennt sich dies "Fixed Mobile Convergence (FMC)". Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch mobil unter Ihrer Büronummer erreichbar zu sein und zu telefonieren. Mehr zu Softphones und IP-Endgeräten haben wir bereits an vorheriger Stelle dieser Seite behandelt.
Wie bereits erwähnt, funktioniert bei der virtuellen Telefonanlage die Telefonie über VoIP. Die Telefonverbindungen werden keinen Leitungen mehr zugewiesen, wie zuvor. Nun werden die Sprachsignale in Datenpakete umgewandelt und über die Internetleitung an den Gesprächspartner versendet.
Zwei wichtige Protokolle der IP-Telefonie sind SIP und RTP. SIP (Session Initiation Protocol) ist für den Auf- und Abbau der Gesprächsverbindunge zuständig. Über die SIP-Adresse sind Sie von jedem Ort der Welt erreichbar, denn der Telefonanschluss ist nicht mehr ausschlaggebend - Ihr Gerät wird nun über die so genannte "SIP-Adresse" zugeordnet. So ist VoIP standortunabhängig.
Die Übertragung des Sprache findet unter anderem über RTP statt. Das Real-Time Transport Protocol, wie es ausgeschrieben heißt, ist ein Protokoll zur Echtzeit-Übertragung von audiovisuellen Daten. Das gesprochene Wort wird in mehrere Datenpakete unterteilt, die einzeln an den Empfänger gesendet werden. Dieser setzt die Datenpakete wieder in korrekter Reihenfolge zusammen.
Ein Hauptargument für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage, welchen von vielen Anbietern beworben wird, ist die Funktionsvielfalt, die die herkömmlicher Telefonanlagen häufig übertrifft. So bieten viele virtuelle Telefonanlagen, neben den Standard-Funktionen, unter anderem folgende Funktionen:
Diese und weitere Funktionen bietet eine virtuelle Telefonanlage. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie beim jeweiligen Anbieter.
Einer der großen Vorteile im Bereich der Funktionen einer Telefonanlage ist die Standortunabhängigkeit. Durch die Verwaltung der Telefonanlage über ein Kundenkonto im Browser kann die TK-Anlage von jedem Ort aus eingerichtet und gemanagt werden.
Auch Ihre Mitarbeiter werden flexibler: Mit der Internettelefonie können Kollegen überall dort, wo sie sich gerade befinden, mit der gewohnten Telefonnummer erreicht werden. So können Mitarbeiter aus dem Home Office genauso kommunizieren, wie die Kollegen im Büro oder unterwegs. Ob via Softphone auf dem Handy oder dem Rechner oder über ein eigenes Home-Office-Tischtelefon - Ihre Mitarbeiter sind wie gewohnt erreichbar.
Viele machen sich Gedanken um die Sicherheit einer virtuellen Telefonanlage, da diese im Rechenzentrum befindlich ist, wo alle Daten liegen und die Telefonie über die Internetleitung funktioniert. Wie ist es also um die Sicherheit der virtuellen Telefonanlage bestellt?
Bei der Wahl Ihres VoIP-Anbieters sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass sich die Rechenzentren in Deutschland befinden. Immerhin haben wir eines der stärksten Datenschutzgesetze. Zudem sollten Sie sicher gehen, dass Ihr Anbieter mehrere, geo-redundant aufgebaute Rechenzentren nutzt, die Hochsicherheitsstandards genügen.
Ist dies der Fall, so
Eine virtuelle Telefonanlage ist somit deutlich sicherer, als eine herkömmliche stationäre Telefonanlage. Diese wird meist im Unternehmen aufgestellt, wo ein derart umfassender Schutz (insbesondere vor Umwelteinflüssen), regelmäßige Updates und eine Redundanz meist nicht gegeben ist.
Bei der Ankündigung für die Umstellung auf VoIP gab es viel Kritik im Netz. Von ISDN-Befürwortern ist oft zu lesen, dass VoIP im Gegensatz zu ISDN nicht abhörsicher sei. Dran ist daran nichts: Auch die ISDN-Telefonie läuft, wie das Internet, über Backbone-Kabel. In der Theorie können Angreifer diese Kabel anzapfen und mithören - zumindest, wenn Sie den richtigen Strang des Glasfaserkabels finden. In der Praxis ist dieses jedoch sehr aufwändig, sodass solche Aktionen sehr unwahrscheinlich sind.
Hat der Angreifer Zugang zum Unternehmensnetzwerk, so ist es natürlich leichter, VoIP abzuhören. Daher ist es notwendig, dass Sie Ihr Unternehmensnetzwerk sichern. Dies sollte jedoch grundsätzlich, auch außerhalb der VoIP-Thematik, gegeben sein. Sind Sie sich unsicher, so lohnt sich der Einsatz eines Netzwerktechnikers.
Auch Sie selbst können zur Sicherheit der virtuellen Telefonanlage beitragen.
Eine virtuelle Telefonanlage hat zahlreiche Vorteile:
Natürlich hat eine virtuelle Telefonanlage auch Nachteile, derer man sich bewusst sein sollte:
Keine Sorge: Ihre Telefonanlage ist sicher. Im Gegensatz zu einer stationären Telefonanlage ist die virtuelle Telefonanlage von einem Stromausfall nicht betroffen. Ihre Daten sind auch bei einem flächendeckenden Stromausfall sicher. Richten Sie sich eine Weiterleitung auf eine Mobilfunk- oder Festnetzrufnummer ein, so werden Sie auch weiterhin erreichbar sein.
Auf dieser Seite haben wir des Öfteren über das enorme Sparpotenzial virtueller Telefonanlagen geschrieben. Doch was kostet eine virtuelle Telefonanlage konkret?
Natürlich hängt dies von Ihrem Anbieter an. Die günstigsten virtuellen Telefonanlagen gibt es schon ab 2,50 € (netto) pro Nebenstelle. Bei fonial zahlen Sie 3,90 € netto (4,64 € inkl. MwSt.) pro aktivierter Rufnummer. Es gibt aber auch Anbieter, bei denen Sie 6-8 € oder mehr pro Nebenstelle zahlen müssen. Wichtig ist, hier das Preis-Leistungsverhältnis im Auge zu behalten und zu schauen, welcher Anbieter am besten zu einem passt.
Am Beispiel der fonial Telefonanlage möchten wir Ihnen einen beispielhaften monatlichen Preis für die Telefonanlage berechnen:
Nehmen wir an, Sie haben 3 Mitarbeiter, benötigen auch selbst eine Rufnummer, haben eine persönliche Faxnummer und eine allgemeine Faxnummer für alle. Zusätzlich möchten Sie noch eine Konferenz-Rufnummer haben.
Daraus ergibt sich, dass Sie 6 Sprachrufnummern, 2 Faxnummer und eine Konferenz-Rufnummer benötigen, also insgesamt 9 Rufnummern.
Bei einem Preis von 3,90 € netto (4,64 € inkl. MwSt.) je aktivierter Rufnummer ergibt sich hieraus ein Preis von 26,10 € netto (31,06 € inkl. MwSt.) monatlich zuzüglich Verbindungsentgelte. Natürlich können Sie auch Flatrates buchen.
Eine Setup-Gebühr wird bei fonial nicht erhoben. Auch Rufnummern können Sie kostenlos bestellen. Möchten Sie fortlaufende Rufnummern, also Rufnummern, die aufeinanderfolgen, so zahlen Sie einmalig 10 € netto (11,90 € inkl. MwSt.).
Welche Kosten ganz genau auf Sie bei fonial zukommen, können Sie auch mit unserem Kostenkalkulator berechnen.
Leistung | Kosten |
---|---|
10x Neue Rufnummern bestellen | 0,00 € |
1x Fortlaufende Rufnummern (optional) | 10,00 € netto / einmalig (11,90 € inkl. MwSt.) |
9x Aktivierte Rufnummer | 26,10 € netto / monatlich (31,06 € inkl. MwSt.) |
Monatliche Kosten Einmalige Kosten |
26,10 € netto / monatlich (31,06 € inkl. MwSt.) 10,00 € netto / einmalig (11,90 € inkl. MwSt.) |
Bei der Auswahl des Anbieters für virtuelle Telefonanlagen sollten Sie einige Faktoren beachten, um wirklich auf alle Vorteile der Telefonanlage aus der Cloud zugreifen zu können:
Dass Sie sich von ISDN verabschieden müssen, wissen Sie sicher bereits. Im Zuge der ALL-IP-Umstellung wird es ISDN bald nicht mehr geben. Die Telekom als größter Netzbetreiber ist in den letzten Zügen der ISDN-Abschaltung. Sie müssen sich also jetzt um eine Alternative kümmern, denn andere Netzbetreiber ziehen nach. Die virtuelle Telefonanlage ist zwar eine ideale Alternative für die meisten, andere möchten aber vielleicht ihre Telefonanlage weiterbetreiben. Wenn diese grundsätzlich VoIP-fähig ist, so können Sie diese an einen SIP-Trunk anschließen. Alle Infos zu SIP-Trunking finden Sie auf unserer Seite "SIP-Trunking".
Wenn Sie sich aber für eine virtuelle Telefonanlage entscheiden, so folgen Sie nachfolgenden Schritten für die Umstellung:
* Bei erhöhtem Rufnummernbedarf ist fonial aufgefordert, eine durch die Bundesnetzagentur ausgestellte Bescheinigung über den Bedarf beim Kunden einzuholen.