Was ist Groupware?

Sie kennen das vielleicht noch: Eine frisch aktualisierte Excel-Tabelle wird als Dateianhang mit einem einigermaßen sinnvollen Dateinamen per E-Mail an einen Verteiler von 20 Personen versendet. Sofort melden findige Kolleginnen und Kollegen einige sinnvolle Änderungswünsche zurück und das Ganze startet wieder von vorn. Im Ergebnis haben alle 20 Empfänger rund ein Dutzend Versionen dieser Tabelle auf dem Rechner und es fängt langsam an etwas unübersichtlich zu werden, besonders weil das vielleicht nur eine Tabelle von täglich dreißig war.

In der Welt von Groupware schickt man nun lediglich einen Link zur Onlineversion der Tabelle in einen Gruppenchat. Alle Teilnehmer schauen damit automatisch auf die gleiche Tabelle auf dem aktuellsten Stand und können dort nach Herzenslust und stets wohl formatiert, kommentieren und zugleich voll versioniert ändern und bearbeiten.

Unter dem Begriff Groupware, der auch als Gruppen-Software, Social Software, oder Internet-Kollaborationssoftware bezeichnet wird, versteht man eine Software, durch die Teams asynchron und räumlich unabhängig miteinander zusammenarbeiten können.

In der modernen Arbeitswelt ist eine schnelle und effiziente unternehmensinterne und -externe Gruppenarbeit ein entscheidender Erfolgsfaktor. Durch unterschiedliche Unternehmensstandorte und Arbeit aus dem Homeoffice sind Unternehmen heute gefragt, Lösungen zu finden, damit Arbeitsabläufe einfach gestaltet werden können, auch wenn eine gemeinsame räumliche oder zeitliche Zusammenarbeit in einer Gruppe nicht immer möglich ist.

Funktionen von Groupware

Es gibt eine Reihe von typischen Funktionen, die eine gute Groupware bietet. Dazu gehören zum Beispiel: 

• E-Mail-Client
• gemeinsame Kalenderfunktion
• Terminplanungssystem
• Aufgabenmanagement
• zentrale Kontaktverwaltung
• zentrales Dateisystem bzw. Datei-Management
• gemeinsame Notizen

Vorteile von Groupware

Die kollaborative Software unterstützt interne oder externe Teams bei der Zusammenarbeit und produktiven Arbeitsabläufen in allen typischen Bereichen von Office Softwaretools. In der heutigen Zeit der Digitalisierung und der hohen Bedeutung von Remote-Work stellt sie eine wichtige Säule im Arbeitsalltag vieler Unternehmen dar. Zu den konkreten Vorteilen zählen zum Beispiel:

Optimierter Austausch innerhalb von Teams

Groupware bzw. Cloud-Officesoftware ermöglicht eine Vereinfachung der Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen. Durch die gemeinsame Nutzung bestimmter Funktionen wie z. B. Chats, Tabellenkalkulation, Dokumentenerstellung oder Kalender kann der Informationsaustausch und die Abstimmung innerhalb einer Gruppe verbessert und beschleunigt werden.

Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen

Durch das Bereitstellen einer zentralen Verwaltung von Informationen und Aufgaben können Teams effizienter arbeiten und so interne Arbeitsabläufe optimieren. Zudem können Teammitglieder auch über räumliche und zeitliche Distanzen hinweg produktiv zusammenarbeiten.

Einheitlichkeit der Benutzeroberfläche

Viele Unternehmen nutzen unterschiedliche Tools, um die einzelnen Funktionen, die im vorigen Absatz vorgestellt wurden, abzudecken. Durch eine Groupware können Unternehmen eine einheitliche Lösung nutzen, die diese Anwendungen in einem bündelt, ohne eine teure Schnittstelle selber schaffen zu müssen.

Mobile Nutzung

Um orts- und geräteunabhängig auf Daten und Dokumente zugreifen zu können, sind die Software-Lösungen für die Nutzung auf mobilen Endgeräten wie einem Smartphone oder Tablet geeignet. So können beispielsweise auch Mitarbeiter im Außendienst jederzeit auf wichtige Informationen zurückgreifen.

Zentrale Datenspeicherung

Die Daten aus der Groupware werden zentral auf einem gemeinsamen Server oder in einer Cloud gespeichert, sodass sie für jedermann jederzeit zugänglich sind und es einen zentralen Zugriffspunkt für alle Dokumente gibt.

Einsatz von Groupware Anwendungen

Aufgrund der genannten Vorteile ist Groupware ein beliebtes Tool in praktisch allen Anwendungsgebieten der Teamarbeit. Sie kommt vor allem dort zum Einsatz, wo Teams standort- und/oder abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Gängige Einsatzgebiete sind zum Beispiel:

• Projekte und Projektmanagement
• Kundensupport und Reklamationsabwicklung
• Außendienst und Vertrieb
• Produktentwicklung

Welche bekannten Groupware-Lösungen gibt es?

Es gibt eine Reihe verschiedener Anbieter, auf die Sie für eine Groupware-Lösung zurückgreifen können. Je nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens können sich unterschiedliche Systeme für Ihre Zwecke eignen.

Wir stellen Ihnen im Folgenden gefragte Kollaborationstools vor.

Kommerzielle Anbieter

Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange ist eines der führenden Groupware-Systeme. Als solches bietet es eine breite Palette wichtiger Funktionen, unter anderem zur Verwaltung von E-Mails, Kalendern, Kontakten und weiteren wichtigen Daten. Die Groupware setzt Microsoft als Betriebssystem voraus, sodass sie vorrangig in IT-Infrastrukturen zum Einsatz kommt, die vom amerikanischen Softwarehersteller geprägt sind.

Ein Vorteil dessen ist, dass die Lösung die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme und die Arbeitsumgebung erleichtert, darunter Microsoft Teams, Outlook oder SharePoint.

Google Workspace (G Suite)

Wie die Lösung von Microsoft enthält auch Google Workspace verschiedenste Groupware-Funktionen, beispielsweise Gmail, Google Calendar, Google Drive für das Dokumentenmanagement oder Google Meet für Videokonferenzen, die die Zusammenarbeit in einer Gruppe für Benutzer erleichtern.

Dabei bietet Google verschiedene Preismodelle an, sodass sich die Collaboration Software für Unternehmen unterschiedlicher Größe eignet.

GroupWise

GroupWise ist die Groupware-Lösung des kanadischen Unternehmens OpenText. Zusätzlich zur Verwaltung von E-Mail, Kalender, Aufgaben und Dokumenten bietet die Anwendung ein integriertes Instant-Messenger-Programm. Es lässt sich auf den Betriebssystemen Windows, Linux und Mac OS nutzen.

Zimbra Collaboration Suite

Die Groupware umfasst verschiedene Anwendungen wie E-Mail, Kalender, Instant Messaging, Dokumentenfreigabe und Anwendungsentwicklung. Durch die offenen Schnittstellen ermöglicht das System die Integration mit Drittanbieter-Tools und benutzerdefinierte Anpassungen.

Slack

Slack ist in erster Linie eine Messaging-Plattform für Teamkommunikation, Dateifreigabe, Workflow-Automatisierung und lässt sich in eine Vielzahl von Drittanbieter-Tools integrieren. Neben der Webanwendung gibt es Clients für verschiedene Betriebssysteme, unter anderem auch Android und iOS für den mobilen Zugriff.

Open Source-Lösungen

Kopano

Kopano bietet Ihnen zahlreiche Groupware Funktionen, z.B. E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben oder File-Sharing. Zudem können Sie mit der Lösung auch Webmeetings durchführen. Es gibt verschiedene Pakete und Tarife der Groupware, sodass sie für verschiedene Unternehmensgrößen geeignet ist.

SOGo

Die Open Source-Lösung bietet verschiedene Funktionen wie E-Mail, Kalender oder Kontaktverwaltung. Sie unterstützt gängige Protokolle wie IMAP, CaIDAV, CardDAV und ActiveSync. Der Zugriff erfolgt über die Webanwendung oder einen Client.

Mozilla Thunderbird & Lightning

Thunderbird hat sich als beliebte Alternative zu Outlook etabliert. Durch das Add-on Lightning haben Sie neben dem E-Mail-Feature zudem die Möglichkeit, weitere Funktionen zur Kalender-, Termin- und Aufgabenverwaltung zu nutzen.

EGroupware

Die Open Source-Groupware ist "Made in Germany". Support und Hosting finden in Deutschland statt. Sie bietet verschiedene Funktionen wie E-Mail, Kalender, einen Dateimanager sowie Aufgaben und Projekte. Durch den in der Anwendung integrierten Rocket.Chat steht Ihnen ein DSGVO-konformer Team-Chat zur Verfügung, den Sie ebenfalls für Videokonferenzen nutzen können.

Open-Xchange

Die Open Source-Lösung zählt zu den meistgenutzten Groupware-Anwendungen und zeichnet sich durch einen hohen Funktionsumfang, darunter E-Mail, Kalender, Kontakte und File-Sharing, aus. Ein Nachteil der Lösung ist jedoch, dass es lediglich für Linux-Systeme angeboten wird.