Was ist Voicemail?

Definition von Voicemail - der moderne Anrufbeantworter

Bei Voicemail handelt es sich im Grunde genommen um die moderne virtuelle Version des Anrufbeantworters beziehungsweise der Mailbox. Der Anrufer wird dorthin weitergeleitet, wenn der Angerufene selbst nicht erreichbar ist und hat die Möglichkeit, ihm eine digitale Nachricht zu hinterlassen. Die Voicemail-Nachrichten kann der Empfänger – entsprechender Login bzw. Passwort vorausgesetzt – zu einem späteren Zeitpunkt abhören.

Speziell in einem geschäftlichen Umfeld sind solche Systeme relevant, um zu verhindern, dass Informationen verloren gehen, sofern der Angerufene nicht erreichbar ist.

Voicemail-Funktionen

Der Funktionsumfang von Voicemail unterscheidet sich von dem des klassischen Anrufbeantworters, bei dem Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs abgehört werden mussten. Als Nutzer von Voicemail-Systemen haben Sie die Möglichkeit, die Sprachnachricht bzw. Audiodatei, die Sie zuerst abhören möchten, selbst auszuwählen. 

Zudem können Sie sich über E-Mail, SMS, oder App über den Eingang einer Nachricht informieren lassen. Durch Funktionen wie Voicemail-to-E-Mail können Sie auf eingehende Nachrichten in Ihrem Posteingang jederzeit und an jedem Ort zugreifen, diese verwalten, speichern und abspielen. Zudem können Sie diese an weitere Personen oder eine Abteilung weiterleiten. Unter Umständen kann es sogar sinnvoll sein, dass mehrere Personen auf eingehende Voicemails zugreifen und diese verwalten können.

Ein Voicemail-System unterstützt zudem benutzerdefinierte Ansagen, die ein Anrufer zu Beginn einer Voicemail-Nachricht erhält und die beispielsweise Informationen zu Öffnungszeiten oder der Abwesenheit des Angerufenen beinhalten. Zudem können Anrufer nach bestimmten Kriterien intern zu einem passenden Ansprechpartner geleitet werden.

Wenn Sie Sprachnachrichten z.B. aufgrund eines Meetings nicht abspielen können, bieten einige moderne Voicemail-Systeme die Möglichkeit, dass mittels Voicemail-Transkription die Audiodateien in Textform umgewandelt werden.

Vorteile von Voicemail

Die Nutzung eines Voicemail-Systems bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die vor allem die externe Kommunikation verbessern und effizienter gestalten können:

• Erreichbar-/Verfügbarkeit: Durch Voicemail-Systeme sind Kunden oder Geschäftspartner jederzeit in der Lage, Kontakt mit dem Angerufenen aufzunehmen und diesem eine Nachricht zu hinterlassen. Speziell für Mitarbeiter, die im Vertrieb tätig sind oder häufig an Meetings teilnehmen, ist Voicemail ein relevantes Tool.
• Flexibilität: Mitarbeiter können flexibel und mobil auf eingehende Anrufe bzw. Nachrichten reagieren, egal wo sie sich befinden, und können so schnell auf etwaige Anliegen antworten.
• Effizienz: Sofern Anrufende Ihnen eine ausführliche Voicemail hinterlassen, können Sie gezielt und effizient auf die Nachrichten antworten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Anrufe zu priorisieren und können Kunden in der entsprechenden Reihenfolge zurückrufen.
• Professionelles Image: Die Nutzung von Voicemail-Systemen kann Professionalität vermitteln. Es zeigt, dass Sie sich für die Anliegen von Kunden interessieren und Ihnen eine zuverlässige Kommunikationsmethode bieten.

Unified Communications (UC)

Die Voicemail-Funktion ist oft Teil von Unified-Messaging-Systemen. In diesem werden verschiedene Kommunikationsformen wie E-Mail, SMS, Fax und eben Voicemail gebündelt und in eine einheitliche Form gebracht. Die Implementierung der Funktion wird dabei beispielsweise von der Telefonanlage selbst oder einem VoIP Server bereitgestellt.

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Bei einer Cloud Telefonanlage können Voicemails zeitlich gesteuert werden. Mit der fonial Cloud Telefonanlage können die Nachrichten anschließend beispielsweise über das Kundenkonto oder eine hinterlegte E-Mail-Adresse abgerufen werden. So können Sie orts- und zeitunabhängig auf die gespeicherte Sprachnachricht zugreifen und reagieren.