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E-Brief

Mit der E-Brief-Funktion von fonial haben Sie die Möglichkeit, Briefe digital über unser Kundenkonto zu versenden.

Der folgende Hilfeartikel zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente in Ihrem fonial Kundenkonto hochladen, konfigurieren und an die gewünschte Adresse senden.

E-Brief Übersicht im Kundenkonto
  1. Um Ihre bisher erstellten und versendeten E-Briefe zu sehen, klicken Sie im Navigationsmenü auf „E-Briefe“. Dort erhalten Sie eine Übersicht aller entworfenen, beauftragten und versendeten E-Briefe mit den relevanten Informationen und Aktionen.
  2. Klicken Sie hier, um einen neuen E-Brief zu erstellen.
  3. Hier finden Sie von Ihnen gewählte Bezeichnung für den E-Brief. Wenn sich dahinter ein Warnzeichen befindet, kann die Datei nicht ohne ein Deckblatt versendet werden.
  4. Hier können Sie den aktuellen Status Ihres Briefes einsehen:
  • Entwurf: Noch nicht beauftragt.
  • Beauftragt: Wird für den Versand vorbereitet.
  • Versandt: Auf dem Postweg oder bereits eingetroffen.
  • Storniert: Muss vor dem Versand geschehen.
  1. Klicken Sie hier, um die genauen Details zu Ihrem Brief zu sehen.
  2. Klicken Sie hier, um Ihren Entwurf zu konfigurieren.
  3. Klicken Sie hier, um das Original-Dokument von Ihrem beauftragten E-Brief herunterzuladen.
  4. Klicken Sie hier, um einen beauftragten E-Brief zu stornieren.
  5. Klicken Sie hier, um einen Entwurf zu löschen.

Hinweis: Sobald der Brief versendet wurde, ist eine Stornierung nicht mehr möglich.

Neuen E-Brief erstellen
  1. Klicken Sie auf den Button „Neuen E-Brief erstellen“ oder im Seitenmenü auf „E-Brief erstellen“.
Neuer E-Brief: Upload und Konfiguration
  1. Geben Sie eine beliebige Bezeichnung für Ihre E-Brief ein.
  2. Wählen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten. Mehr zu den Datei- und Formatanforderungen finden Sie hier.
  3. Wählen Sie, ob Sie das Papier einseitig oder beidseitig bedrucken wollen.

Hinweis: Die Papierhandhabung wird nicht auf das (optionale) Deckblatt angewendet.

  1. Wählen Sie, ob Sie Ihre Datei in Farbe oder in Graustufen drucken möchten.
  2. Wählen Sie den Umschlag für Ihren Brief. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
  • Standardbrief (DIN lang)
  • Großbrief (C4)
  1. Klicken Sie auf „Datei hochladen“.
E-Brief mit optionalem Deckblatt
  1. Auf der folgenden Seite haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen gewählten Optionen nochmals zu ändern.
  2. Wenn die von Ihnen hochgeladene Datei den Vorgaben entspricht, können Sie optional ein Deckblatt verwenden, beispielsweise wenn die Adresse auf dem Dokument von der Adresse abweicht, an die der Brief adressiert werden soll. Klicken Sie dafür die Checkbox und geben Sie die von Ihnen gewünschte Adresse ein.
E-Brief mit erforderlichem Deckblatt
  1. Wenn die von Ihnen hochgeladene Datei nicht den Vorgaben entspricht oder keine Adresse enthält, ist die Erstellung eines Deckblatts in jedem Fall erforderlich. Geben Sie dazu die Adresse ein.
  2. Sobald Sie alle nötigen Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf „Speichern und kostenpflichtig buchen“.
E-Brief kostenpflichtig beauftragen
  1. Im nächsten Fenster finden Sie eine Übersicht der Kosten für Ihren E-Brief.
  2. Klicken Sie die Checkbox, um Ihr Einverständnis zum Widerrufsrecht zu geben.
  3. Klicken Sie auf "E-Brief jetzt kostenpflichtig beauftragen", um Ihren Brief in Auftrag zu geben.
E-Brief Auftragsdetails
  1. Auf der nächsten Seite erhalten Sie eine Übersicht mit allen Details zu Ihrem Briefauftrag.
E-Brief Übersicht: Status "Beauftragt"
  1. Der von Ihnen erstellte Brief taucht nun in Ihrer Übersicht auf. In der Spalte „Status“ können Sie Ihren Brief nachverfolgen:
  • Entwurf: Noch nicht beauftragt.
  • Beauftragt: Wird für den Versand vorbereitet.
  • Versandt: Auf dem Postweg oder bereits eingetroffen.
  • Storniert: Muss vor dem Versand geschehen.
E-Brief Übersicht: Löschung und Stornierung
  1. Um einen E-Brief zu löschen oder zu stornieren, gehen Sie im Navigationsmenü auf die Übersicht für E-Briefe.
  2. Um einen entworfenen E-Brief zu löschen, klicken Sie hier.
  3. Wenn Sie einen E-Brief beauftragt haben, aber doch noch stornieren möchten, klicken Sie hier.

Hinweis: E-Briefe, die bereits im Versand sind, können nicht mehr storniert werden.

E-Brief: Löschung bestätigen
E-Brief: Stornierung bestätigen
  1. Bestätigen Sie die Löschung bzw. Stornierung durch Klick auf den Button.

Um ein Dokument fehlerfrei hochzuladen, muss dieses die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

Seitenformat:

Ihr Brief muss im DIN A4 Hochformat vorliegen (Breite: 21 cm, Höhe: 29,70 cm).

Sperrbereich:

Halten Sie bündig am linken Seitenrand einen Bereich frei, in den die Sendungs-ID sowie der DataMatrix-Code (DMC) für die automatisierte Verarbeitung aufgetragen werden. Dieser Bereich hat

  • eine Breite von 16 mm (DMC) bzw. 6 mm (Sendungs-ID)
  • eine Gesamthöhe von 40 mm (DMC: 17 mm + Sendungs-ID: 25 mm)
  • einen Abstand von 35 mm zum unteren Seitenrand

Text- oder Bildelemente, die sich in diesem Bereich befinden, werden von unserer Fehlerkorrektur automatisch geweißt.

DV-Sperrbereich:

Um Ihr Dokument DV-Kompatibel zu machen, müssen Sie folgende Sperrbereiche zusätzlich zu unseren anderen Sperrbereichen in Ihrem Dokument einhalten.

  • einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
  • einen Abstand von 51 mm vom oberen Seitenrand
  • eine Breite von 85 mm
  • eine Höhe von 17,5 mm

Absender-Adressfeld:

Die Absenderadresse muss korrekt positioniert sein, damit sie im Sichtfeld eines DIN-lang-Umschlags vollständig sichtbar ist. Dieses Feld hat

  • eine Breite von 85 mm
  • eine Höhe von 5,5 mm
  • einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
  • einen Abstand von 45 mm zum oberen Seitenrand

Empfänger-Adressfeld:

Die Empfängeradresse muss korrekt positioniert sein, damit sie im Sichtfeld eines DIN-lang-Umschlags vollständig sichtbar ist. Dieses Feld hat

  • eine Breite von 85 mm
  • eine Höhe von 21 mm
  • einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
  • einen Abstand von 69 mm zum oberen Seitenrand

Adressformat:

  • Die Empfängeradresse muss aus mindestens zwei Zeilen und darf maximal aus sechs Zeilen bestehen.
  • Benutzen Sie keine Leerzeilen, verwenden Sie eine einheitliche Schriftart und -größe. Vermeiden Sie Effekte wie Unterstreichung, Schattierung, Hervorhebung oder Umrandung.
  • Die letzte Adresszeile muss bei Inlandsbriefen eine gültige 5-stellige Postleitzahl enthalten. Verwenden Sie bei Inlandsbriefen keine Länderkennung.
  • Bei Auslandsbriefen muss die letzte Adresszeile eine gültige Länderbezeichnung enthalten. Eine gültige Länderbezeichnung besteht aus dem Ländernamen in Großbuchstaben und in den zulüssigen Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch (z. B. SCHWEIZ, SWITZERLAND, SUISSE). Verwenden Sie keine ISO-Codes wie IT oder FR.
  • Passen Sie die Schriftgröße der Absenderadresse so an, dass diese oberhalb der Empfängeradresse vollständig im Bereich des Sichtfensters positioniert ist.

Dateiformat und -größe:

  • Ihr Brief lässt sich in folgenden Dateiformaten hochladen: pdf,ps.
  • Ein Brief darf maximal 12 Megabyte (MB) groß sein. Größere Dateien werden nicht angenommen.
  • Ein Brief darf bis zu 384 Seiten (192 Blatt) enthalten.

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